管理時間的水平高低，會決定你事業(yè)和生活的成敗

嘉 賓：

張荔紅北京國際藝苑皇冠假日酒店 收益管理經(jīng)理

郝海峰新加坡南洋理工大學南洋國際EMBA北京聯(lián)絡處總經(jīng)理

潘 錦希必希國際商務互動董事/總經(jīng)理

李 琴北京五洲在線廣告有限公司媒介總監(jiān)

人生最寶貴的兩項資產(chǎn)，一項是頭腦，一項是時間。無論你做什么事情，即使不用腦子，也要花費時間。如何根據(jù)你的價值觀和目標來管理時間，是一項重要的技巧。它使你能控制生活、善用時間、朝自己的方向前進，而不致在忙亂中迷失方向。聽聽以下幾位女性經(jīng)理人，在自己的時間管理中，都用了哪些“秘密武器”？

秘訣一：確定核心目標

郝海峰：如果是三、四年前來談時間管理這個話題,我可能會把所有的事情都搞得一團糟。那時候很多事情都是自己親力親為，總是追求把事情做得更好，經(jīng)常搞得自己非常疲憊。這兩年感覺最大的轉(zhuǎn)變是找到了工作中最有價值的目標，把時間管理得更好了。在工作中，我會首先確定核心任務，在工作時間內(nèi)投入地工作，盡可能按時下班，周末如沒有特殊情況，盡可能不安排加班。實際上這對我提出了一個更大的挑戰(zhàn)：在工作的八小時之內(nèi)，必須高效完成工作任務，這樣我才有更多時間用于其他方面。

生活中也要找到你的一個核心目標。以前我在工作之余很少有自己的休閑時間，但是后來我意識到其實健康更重要�，F(xiàn)在我會在周末安排一些固定時間運動，如爬山、打球等，其他的事情就安排在運動之外，這樣我不僅做了更多的事情，而且享受到了更多的快樂。

在醫(yī)藥界做了近十年，2005年我開始轉(zhuǎn)行從事教育行業(yè)。經(jīng)歷了不同的行業(yè)，我最深的體會是：很多管理都是相通的。在時間管理方面，核心的內(nèi)容是：一、要清楚自己的定位；二、要清楚自己的目標。把這兩點弄清之后，其他的都是方法，都是為這兩點服務的。

張荔紅：在你做一件事情之前，你應該考慮：為什么要做這件事情？應該由誰去做？誰做效果會更好？想明白了以后再去做，往往能達到事半功倍的效果。

對于一個好的經(jīng)理人，合理地運用時間，用得更多的應是準備工作，是我們思考的時間而不是真正執(zhí)行的時間。

秘訣二：學會合理授權

郝海峰：在工作中找到你必須做的事情，而不是你能做的事情，這點對于時間管理非常重要。當一件事情必須由你來做，別人不可替代時，你親自去做這件事情；當一件事情你能做但無須自己親自做時，就把它交給別人去做，這樣不僅你游刃有余，別人也會很有成就感，實際上起到了“雙贏”的作用。

如何合理授權，也是一門藝術。作為領導，你首先必須擺正自己的心態(tài)，放心讓下屬去做，并在執(zhí)行過程中經(jīng)常和下屬交流，以掌握工作進度，了解他們的想法。

張荔紅：不僅要對自己的時間進行管理，也要對下屬的時間進行管理。有些細節(jié)方面的問題，由員工執(zhí)行可能比我們做得更好，這時我們就應該充分授權，并給予適當指點。

回顧一、兩年前的工作狀態(tài)，那時我不僅天天加班，有時還需要把工作帶回家做，效果反而不如現(xiàn)在好。通過合理的授權，我輕松了、工作效率提高了、員工也進步了。

潘錦： 我的體會是：要找合適的人做合適的事。創(chuàng)業(yè)之初，我曾經(jīng)雇傭過一名助手，但是很快證明她并不適合這個位置，我就把她fire了。后來反思起來，我覺得主要過錯在我，因為我并沒有經(jīng)過仔細的篩選。第二次招助手時，我花了三個星期的時間，看了四五十份簡歷，面試了二三十個人，最終選定了一個人，這個人在現(xiàn)在的職位上做得很好。

李琴： 在向下屬交代主要任務時，我都會向他們說明：為什么要做這件事？這件事做得好或壞，會導致怎樣不同的后果？這樣下屬才能認真地完成，往往還能給我提供很好的建議。

秘訣三：做個有計劃的人

李琴： 我們每年有年度計劃、每月有月計劃、每周有周計劃。每天下班之前，我會把工作做個計劃和總結(jié)：今天都做了些什么？明天大概要做什么？并把第二天的準備工作做好，這樣第二天我就可以比較從容地完成工作。

張荔紅：雖然大多數(shù)人都會制定工作計劃，但很多時候，現(xiàn)實并不是完全按照計劃走的，經(jīng)常會有一些突如其來的事情打亂計劃。對此我是本著“先緊后松”的原則，給自己制定的計劃會比要求更嚴格一些。比如一項工作應該是一周完成，我就設定三天，這樣就為突發(fā)事件預留出了時間。

潘錦：從一名公司管理者轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)業(yè)者，我最深刻的體會是：工作剛開始忙亂一點兒沒關系，最重要的是要找到韻律，就像唱歌一樣，掌握了節(jié)奏，你就會越唱越好。不僅我們自己要找到工作的韻律，還要幫助和我們一起工作的人、為我們工作的人也找到韻律。

秘訣四：給任務分類

郝海峰：據(jù)我理解，區(qū)分一件事情的緊急性和重要性，其實是和每個人的角色相關的。不同的角色，對同一件事情的緊急性和重要性的定義，是完全不一樣的。這就取決于你的工作目標是什么？比如在同一家公司里，銷售部門是和業(yè)績緊密相關的，那么和實現(xiàn)業(yè)績目標相關的事情就是重要的；而對于服務部門，維護好日常設備就是很重要的事情，這樣各人在職責崗位上才能“拎得清”。

既不重要又不緊急的瑣事，可以把它放到最后去做；緊急但不重要的事務，可以授權給別人去做。如何把自己認為緊急但不重要的事情，科學地授權給別人，這也是一門藝術。只有讓被授權方認為這件事情對他而言是重要的，他才會盡心盡力地去完成。

張荔紅：有時，區(qū)分事情的緊急性和重要性的確很難，尤其是對于一個經(jīng)驗不足的新人，剛接手一項新的工作時，他很難分得清楚，往往會把一件不重要的事情當成重要的事情來做，卻把重要的事情擱到最后，這種情況下，就需要上司給其培訓和指導。

還有很重要的一點，在工作的過程中你一定要思考，而不是看著別人怎么做，自己就怎么做。只有經(jīng)過全面細致的思考，你才能更快地進入角色。

李琴：我們廣告人基本上沒有屬于自己的主動時間，都是被客戶的時間所左右。但是事情也會有輕重緩急，我會經(jīng)常給任務列表并分別標記：哪個任務是最重要的，哪個是次重要的？然后各個擊破。

秘訣五：保持良好心態(tài)

潘錦：女性經(jīng)理人和男性經(jīng)理人相比較，有一個很大的優(yōu)勢，就是女性更重視生活的平衡，追求的是work happy，play happy，可以從很多小事上找到令你欣慰的東西。你的心情好了，對你的下屬和客戶才會好，工作效率也會得到提高。

曾經(jīng)有一名導師給過我一個非常好的建議，他說：你要記住，不要為了解決一個問題產(chǎn)生三個、四個新的問題。比如說，當你要見一個重要客戶的時候，孩子生病了，這種時候是選擇見客戶還是看孩子，就要視具體情況而定。如果你對孩子非常擔心，這種焦慮的心情會影響你和客戶見面的效果，你就暫時放棄見客戶，帶孩子去看��；反過來，如果這名客戶對你而言很重要，甚至可能影響到公司一年的銷售額，如果丟掉這個客戶你將后悔莫及，那你就去見客戶，把孩子交給別人。

張荔紅：我有一個7歲的女兒，由于工作繁忙，平時我很少照顧孩子，但我能保證的是，周末一定和她一起過，每周給她做一次飯。酒店位于市中心，通常情況下，為了避開下班高峰，我會呆在單位加班到7、8點再回家。我覺得每天下午6點到7、8點是我工作效率最高的時候，因為這段時間沒什么干擾，每天中午，我都會抽出一點時間休息，閉目養(yǎng)神，給自己換換腦子。

郝海峰：隨著年齡的增長，你會發(fā)現(xiàn)其實生活中除了工作之外，還有很多內(nèi)容。以前我都是把工作放在第一位，覺得我的全部時間、生活都是和工作相關的，說出差馬上就走，一個月起碼有半個月不在家。突然有一天，我覺得生活中好像缺了些什么，不能再這樣下去，于是開始調(diào)整自己的工作狀態(tài)和方式�，F(xiàn)在只要一下班，我就會有意識地讓自己不再過多地想與工作相關的事情，心情就會放松很多，這也是我這兩年來讀MBA的一大收獲。

李琴：時間管理和一個人的生活狀態(tài)、心態(tài)有很大關系。工作著，我就覺得很快樂，這種快樂一方面來自于成就感，另外，我的一個導師曾經(jīng)對我說過，“人在很多情況下，根本不知道自己不知道什么，當你知道自己不知道的東西時，你就會感到很快樂。”