四、時間管理法則

　　1、克服拖延的的習(xí)慣

　　( 1 )要有良好的組織；

　　( 2 )由重要的事情開始著手工作；

　　( 3 )建立一個報酬時間表；

　　( 4 )培養(yǎng)緊急的意識；

　　( 5 )以快節(jié)奏工作；

　　( 6 )一旦開始，不要停止；

　　( 7 )訂出一段特定的時間工作；

　　( 8 )從最糟的事情開始；

　　( 9 )詳細的計劃；

　　( 10 )不可找借口；

　　( 11)設(shè)定截止期限；

　　2、授權(quán)與溝通

　　( 1 )工作時間中有75% 的時間是花在與人溝通上；

　　( 2 )在世界上最浪費時間的，就是不良的人際關(guān)系；

　　( 3 )在職業(yè)生活中您是否成功，百分之84決定于您如何有效地與別人溝通；

　　( 4 )每一次溝通的破裂，都發(fā)生于意見表達不明確；

　　( 5 )不良授權(quán)是浪費時間的主要因素；

　　( 6 )您與上司的溝通，要弄清楚您要去溝通什么 ?

　　( 7 )要使自己成為解決方法導(dǎo)向的人；

　　( 8 )要將可能交辦出去的工作授權(quán)出來；

　　( 9 )要教導(dǎo)您的部屬，如何做您所交辦的工作；

　　( 10 )要向外界爭取資源協(xié)助您。

　　3、提高生產(chǎn)力

　�。�1）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收獲，牢記播種與收割定律；

　�。�2）養(yǎng)成環(huán)境及桌面整潔的習(xí)慣；專注工作的焦點，專心工作；

　�。�3）用一整段的時間工作，找出至少30分鐘或1小時不會被打擾的時間，來做重要的事；

　　（4）要有堅忍的毅力，一氣呵成；一次處理完成，才不會浪費時間；

　�。�5）工作中斷時，要有“ 回去工作 ”的驅(qū)動力；

　�。�6）要有完成工作、結(jié)束工作的強制力：不要每件事都只作一半而無結(jié)果；

　�。�7）維持高生產(chǎn)力的肢體語言：坐正挺胸，做出很有精神的樣子，如此生產(chǎn)力自然會提高；

　�。�8）集中能力于自己的優(yōu)點上，發(fā)揮自己的專長；

　�。�9）設(shè)定完成工作的期限；

　�。�10）達成對別人的承諾。

　　4、有效的項目管理

　　（一）當(dāng)在工作上和時間管理上愈來愈有績效時，可能會被指派更多的工作，有效的項目管理（組織和執(zhí)行能力）將是成功的關(guān)鍵，其內(nèi)容包括：

　　( 1 )多重的工作計劃：若您越能做多重的工作計劃，即代表您的能力越強；

　　( 2 )規(guī)劃和組織：事先一定要有很好的規(guī)劃及組織；

　　( 3 )定義理想的結(jié)果：譬如您希望屆時會有署長、處長等人之蒞臨及熱鬧場面等的理想成果；

　　( 4 )設(shè)定完成期限：任何事情一定要設(shè)定一個期限來完成它；

　　( 5 )列出完整的工作清單；

　　( 6 )判定限制的步驟：看看那些事情會影響結(jié)果，想辦法解決；

　　( 7 ) 多重工作計畫的管理可依循序法或并行法進行；

　　( 8 )指派和授權(quán)：事情實在太多，不可能自己一個人完全承擔(dān)，有些事情一定要指派給別人；

　　( 9 ) 檢核：當(dāng)事情指派給別人時，一定要記得做檢核的動作，檢視對方是否有依照自己的理想去做；

　　( 10 )風(fēng)險預(yù)估和替代方案：要評估風(fēng)險，若失敗的話是否有其它方案可以替代。

　�。ǘ�）墨非定律：

　　( 1 ) 凡是可能出錯的都會出錯；

　　( 2 ) 每次出錯的時候， 總是在最不可能出錯的地方；

　　( 3 )不論您估算多少時間，計劃的完成都會超出期限；

　　( 4 )不論您估算多少的開銷，計劃的花費都會超出預(yù)算；

　　( 5 )您做任何事情之前，都必須先做一些準(zhǔn)備的工作。

　�。ㄈ�）崔西定律：

　　( 1 )任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程；

　　( 2 )簡化工作是所有成功主管的共同特質(zhì)，工作愈簡化，愈不會出問題。

　　5、習(xí)慣管理

　　時間管理的習(xí)慣

　　1. 守時守約的習(xí)慣

　　2. 隨時記下「靈感」與點子的習(xí)慣

　　3. 專心的習(xí)慣

　　4. 整潔與歸檔的習(xí)慣

　　5. 承認不足和不能的習(xí)慣

　　6. 按部就班有規(guī)劃的習(xí)慣

　　7. 累積資源的習(xí)慣

　　8. 正向積極思考的習(xí)慣

　　6、猴子管理

　　時間管理中著名的“猴子”這一概念是由美國的肯尼•布蘭查德（Kenneth Blanchard）、威廉•奧肯(William Oncken)、豪爾•伯羅斯(Hal Burrows)在其名著《一分鐘經(jīng)理碰上猴子》(The One Minute Manager Meets the M＆#111nkey)一書中提出的。它已經(jīng)成了“接手他人的當(dāng)然責(zé)任”的代名詞。

　　以下簡單引述，以饗讀者：

　　為什么有些經(jīng)理人總是覺得時間不夠用，而他們的下屬卻老是沒有工作做？

　　這些經(jīng)理人也許會辯稱：

　　“也許我不應(yīng)該抱怨別人總是少不了我，也許是我想讓自己變成不可或缺，來獲得工作上的安全感。”

　　“一分鐘經(jīng)理“大不以為然。他解釋說，不可或缺的經(jīng)理人會對組織構(gòu)成傷害，而不是組織內(nèi)的重要人物，尤其是當(dāng)他們阻礙到別人的工作時，自認為自己是不可取代的人，通常都會因為他們對組織所造成的傷害，而丟掉官位。此外，高級經(jīng)理人不能夠冒風(fēng)險提升在其目前工作崗位上不可或缺的人，因為他們并未培育接班人……你的問題就是猴子。

　　誰托著“猴子“？

　　一分鐘經(jīng)理以一個極其生動、充分反映生活的例子，來解說這個定義——

　　經(jīng)過走道時，我碰到底下的一個人，他說：

　　“老板，早安！我能不能和你談一下？我碰到一個問題�！�

　　我必須去了解屬下的問題，于是我站在走道上聽他詳細敘述問題的來龍去脈。替人解決問題一向是我的最愛，我專心地聽他述說。當(dāng)最后我舉起手來看手表時，原以為短短的五分鐘時間，竟然是三十分鐘。走道上的討論，耽誤了我到達目的的時間。我對這個問題所了解，只能讓我決定，我必須介入這件事，但我所獲得的資訊并不足以作成任何決策。

　　于是我說：

　　“這是個很重要的問題。但是我現(xiàn)在沒有足夠的時間與你討論，讓我先考慮一下，回頭再找你談�！�

　　然后，我們倆各自離開公司。

　　作為一個旁觀者，你可以很清楚地看到故事中所發(fā)生的事情。如果你身在其中，要看清楚真相就比較困難了。在我們倆在走道見面之前，猴子是在我屬下的背上。就在我們談話的時候，由于彼此的互相考慮，此時，猴子的兩只腳分別搭在我們倆個人的背上。但是當(dāng)我表示“讓我考慮一下，回頭再找你“時，猴子的腳便由我屬下的背上，轉(zhuǎn)移到我的背上，而我的部屬則減輕了三十磅的負擔(dān)，輕松地走開了。因為，這時候，猴子的兩只腳都搭在我的背上。

　　現(xiàn)在，讓我們假使，當(dāng)時所考慮的事情歸我屬下工作的一部分，讓我們再進一步假使，他有能力對他自己提出來的問題提出一些解決方案。如果事實果真如此的話，當(dāng)我允許那只猴子跳到我背上的時候，我等于自告奮勇去做屬下應(yīng)該做的兩件事：（1）我把問題的責(zé)任由對方手上移過來（2）我答應(yīng)對方要向他提出進度報告。

　　每一只猴子都需要有人照料、監(jiān)督。

　　在我剛才所描述的狀況下，你可以看到，我接下了員工的角色，而我的部屬則扮演監(jiān)督者的角色。而且為了讓我弄清楚誰是新的老板，第二天，他到我的辦公室好幾次，提醒我：

　　“老板，事情辦的怎樣了？”

　　如果我的解決方法不能讓他滿意，他會強迫我去做這件原本該他做的事。

　　為此，管好猴子要注意一下幾點：

　�。�1）猴子生病了，要找出治病的辦法。

　�。�2）這是誰家的猴子，猴子由執(zhí)行者喂養(yǎng)。

　�。�3）替猴子保險，給予建議，立即行動。

　　定期檢查猴子的身體。

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