杜拉克在《有效的管理者》一書中指出，知道把時間用在什么地方。管理者應該清楚，自己掌握支配的時間是很有限的，他們必須利用這點有限時間進行系統(tǒng)的工作。有效的管理者把精力集中于少數(shù)主要領(lǐng)域。在這些領(lǐng)域里，優(yōu)異的工作將產(chǎn)生杰出的成果。他們給自己定出優(yōu)先考慮的重點，并堅持重點優(yōu)先的原則。他們知道，他們只有將首要的事情先做，次要的事情不做，別無選擇。否則，將一事無成。

　　因此，只要了解總裁每天所關(guān)注的內(nèi)容、用人的方法和技巧，即能看出總裁能力水平的高低。有專家認為，總裁對企業(yè)的影響能占到整個企業(yè)的30%左右，因此，為擴大和強化企業(yè)家對企業(yè)的積極影響，總裁如何合理地計劃和分配自己的工作時間是企業(yè)家的一項重要任務，同時也是個人能力素質(zhì)的表現(xiàn)。

　　一、總裁企業(yè)外部精力分配原則

　　在總裁的時間管理上，不同規(guī)模企業(yè)的總裁在企業(yè)內(nèi)外精力分配比例上應有所不同，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營模式、總裁工作作風、強項特點，筆者提出如下參照比例：

　　中型企業(yè)的總裁60%的精力放在企業(yè)內(nèi)部，40%的精力放在企業(yè)外部（尤其是行業(yè)環(huán)境、動態(tài)、發(fā)展趨勢、機會、問題等）；

　　大型企業(yè)的總裁40%的精力放在企業(yè)內(nèi)部，60%的精力放在企業(yè)外部；

　　特大型企業(yè)的總裁20%的精力放在企業(yè)內(nèi)部，80%的精力放在企業(yè)外部。

　　在企業(yè)外部的時間和精力分配上，總裁應重點做好三件事：

　　1.積極參加各種研討會，了解外部動態(tài)

　　一是多創(chuàng)造機會，參與國內(nèi)外企業(yè)間、行業(yè)間的各種商務研討會、展覽會、名流聚會等，和政治界、經(jīng)濟界、企業(yè)界的高層人士交流，主要探討世界經(jīng)濟、世界局部經(jīng)濟、本國經(jīng)濟以及本行業(yè)未來發(fā)展趨勢；其他行業(yè)的新技術(shù)、新經(jīng)營模式與利潤、市場的變化，準備介入的條件是否成熟等；行業(yè)存在的機會、威脅和存在的問題及解決辦法，影響本行業(yè)的新政策、經(jīng)濟新動向；國際間競爭對手、替代品廠商及政治、金融、股東、消費者的發(fā)展動態(tài)和行為走勢，及其對本企業(yè)的影響。其目的主要是了解和尋求對社會、外部世界的清醒認識。

　　2.與經(jīng)濟學家、業(yè)界名流廣泛溝通，探求企業(yè)發(fā)展規(guī)律

　　與經(jīng)濟學家、大學教授、企業(yè)家、業(yè)界名流等建立廣泛溝通和聯(lián)系，從中感悟探索自己企業(yè)相關(guān)發(fā)展的戰(zhàn)略問題和商務運作的規(guī)律、技巧等，包括企業(yè)發(fā)展方向、經(jīng)營范圍和運營模式；人才、資金、有形和無形資產(chǎn)、企業(yè)各種外部資源的整合與協(xié)同；核心競爭力的培養(yǎng)和利用等問題。

　　同時，堅持有所不為，才能有所為的原則，與業(yè)界名流溝通交流時，把握現(xiàn)在和未來戰(zhàn)略重心，以應對現(xiàn)在，規(guī)劃未來，這方面的時間精力分配應該未來多于現(xiàn)在。美國一名著名的企業(yè)家在介紹他的成功之道時說，“我把75%的精力放在考慮未來的事業(yè)上，只留下25%的精力處理昨天和今天的事情�！�

　　3. 獨處靜思，反思自己

　　花費一定的時間用于獨處靜思，這部分應占所有工作時間和精力的10%左右，主要進行個人和企業(yè)行為的反思、分析和總結(jié)，是思想觀念飛躍的催化劑。

　　總裁獨處靜思，也是自身必備的一項修煉。

　　獨處靜思屏除世俗的干擾，能比平時在忙碌的事務中， 把問題想得更深、更透、更根本、也更全面。能在獨居冥思中感悟到宇宙的博大、天地的造化、自然的神奇；感悟到真正的自我、人生的真諦、生命的莫測；感悟到人類進步的動力、社會運行的內(nèi)在規(guī)律，經(jīng)濟運作的商務哲理；感悟到企業(yè)生存與發(fā)展的支點、經(jīng)營管理的核心、人在企業(yè)中的地位等，這些在日常工作當中是不可能把握的。毫不夸張地說，孤獨、寂寞、失敗、挫折、受迫害、受打擊是造就思想家和哲學家的搖籃。

　　歷史上的政治領(lǐng)袖、科學家、思想家、哲學家，都從靜思中得到靈感、啟發(fā)，獲得罕見的洞察力。毛澤東每每遇到重大問題時，喜歡燈下獨處靜思；據(jù)說鄧小平就是在江西下放時，感悟到改革開放的治國方針；列寧也在流放期間，歸納總結(jié)出前蘇聯(lián)成立社會主義國家的實現(xiàn)綱領(lǐng)；愛因斯坦喜歡躺在小船里，在湖中靜思“相對論”；羅斯�？偨y(tǒng)早年患小兒麻痹癥，長期獨居；杜魯門總統(tǒng)也曾在密蘇里州農(nóng)場單獨度過長期的青少年時代。

　　很多偉大的宗教領(lǐng)袖，每年都花費很多時間獨處靜思。如耶酥、釋加牟尼、穆罕默德等。

　　筆者建議，企業(yè)家每天必須抽出一定時間，進行反思、檢討。一周至少拿出一整天的時間獨處靜思，對自己和企業(yè)的行為進行分析、總結(jié)。同時每年兩次來到遠離世俗干擾的鄉(xiāng)村、海邊、深山，獨處靜思，對人生與企業(yè)進行一次系統(tǒng)、完整的大盤點，使個人與企業(yè)在觀念上有一個質(zhì)的飛躍。

　　二、應對措施

　　依上所述，總裁把40%～80%的時間和精力都放到了企業(yè)外部，這樣就面臨一個如何協(xié)調(diào)和處理企業(yè)內(nèi)部事務的問題，于是就需要找到一個切實可行的辦法和途徑來解決這一矛盾，具體途徑如下：

　　1.明確職責

　　管理是執(zhí)行的藝術(shù)；是讓別人干活的藝術(shù)�？偛脹Q不做非總裁的事，如果做與下屬做同樣的工作，說明必定有一個人是多余的。應該僅關(guān)注企業(yè)的效能，即研究和思考戰(zhàn)略與戰(zhàn)略下一個層面的企業(yè)內(nèi)外部問題，以及企業(yè)高層人事、財務問題；否則，因職責不明確，下級可任意侵占總裁的時間，造成會議多，報表多，指令多，千篇一律、千人一面的人格要求，只強調(diào)各級經(jīng)理作馴服工具，不注意下級特長的發(fā)揮。

　　2.善于分權(quán)

　　所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)分離，決策權(quán)和執(zhí)行權(quán)分離，明確各個層面的責權(quán)利，并納入到公司的章程里，作為企業(yè)長期行動的指南，不折不扣地執(zhí)行。使執(zhí)行層與決策層、股東層的權(quán)利與義務分配得更加科學和高效，使總裁的時間和精力分配更趨合理。

　　根據(jù)地域、產(chǎn)品種類或經(jīng)營范圍成立分公司、事業(yè)部，使之成為利潤中心，負責產(chǎn)品經(jīng)營；公司總部成為資本中心，負責總體戰(zhàn)略和資本運作。

　　通用公司前總裁韋爾奇說過：“在公司的管理方面，我是相信少就是多的道理：你抓得少些，反而收獲就多了�！�

　　另外，也通過合理的組織結(jié)構(gòu)進行分權(quán)。不合理的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置也會成為戰(zhàn)略執(zhí)行的障礙，比如當組織結(jié)構(gòu)導致某些重要工作任務“責任者缺位”時，或組織結(jié)構(gòu)與企業(yè)核心經(jīng)營流程不配套，或部門之間的壁壘重重時都會干擾總裁的精力。

　　3.敢于放權(quán)

　　總裁也要最大限度地利用外部資源來完善自己的職責工作，利用下屬和他人的智慧來解放自己，進而減少決策成本以及自己的精力和時間成本，古人云：“用己之力為下，用他人之力為中，用他人之智為上”。

　　如：充分利用企劃部、總裁助理的決策、方案收集、歸納、總結(jié)能力和總裁個人事務處理能力，把大量、詳實的信息歸結(jié)提升為眾多方案，請總裁決策。

　　總裁為了集中一段時間做一兩件重要的事情，須把企業(yè)的二級戰(zhàn)略問題、內(nèi)外部某些重要事務、突發(fā)性、沖擊性強的事件等業(yè)務劃分后交由各個副總裁以及各個職能部門經(jīng)理處理 ，充分利用下屬的特長，給足事業(yè)發(fā)展的舞臺。萬科集團總裁王石在這方面做得就很好，身為總裁，卻經(jīng)常拋下公司，去登山滑翔，十天半個月也不打個電話。王石總愛談論他在滑翔時的感覺：“云在腳下，風在耳邊，我無法向你描述在高空自由自在的感覺”，情不自禁地張開雙臂，陶醉于從高空墜落的快感中。

　　筆者甚至認為可以量化到總裁每天上午只做4～6件事，下午休息，只做思考，晚上參加一些必要的應酬。

　　4. 把核心競爭力之外的輔助業(yè)務外包出去

　　一心一意搞好核心競爭力的培養(yǎng)與建設(shè)工作，其他輔助性業(yè)務、技術(shù)含量低的工作模塊外包出去，如生產(chǎn)外包、銷售外包、技術(shù)研發(fā)外包、供應聯(lián)營、各種職能外包等，進一步減少在這幾方面的分心。

　　5.建立企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度

　　建立健全各種企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，以法治企，最大限度減少“一事一議”，要始終遵循“法治第一，人治第二”原則。企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度是根據(jù)企業(yè)、部門、個人的責權(quán)利制定的，一切企業(yè)經(jīng)營活動和工作行為都以制度來體現(xiàn)，通過執(zhí)行、組織、監(jiān)督、控制、反饋等管理過程來實現(xiàn)。

　　在一份調(diào)查問卷中，一位食品公司的主管這樣寫道：“在中國企業(yè)每一層次上，80%的時間用在事務性管理上，僅有20%的時間用在業(yè)務工作上�！敝袊�企業(yè)管理工作中的“管”與“理”遵照80%：20%的比例，而發(fā)達國家遵照20%：80%的比例。據(jù)統(tǒng)計，花在健全企業(yè)制度上1份的精力，大約會帶來6份的收益。

　　通過以上5種途徑，最終的結(jié)果是總裁每天、每月思考的問題只有關(guān)鍵的幾件事，都是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展中、短期的極其重要問題、影響企業(yè)發(fā)展的瓶頸問題。

　　除此之外，在總裁自己所控制的時間內(nèi)，如何合理安排自身的工作、學習、娛樂、休息時間并加以高效利用，也是一門較為精深的藝術(shù)，成功人士往往都是時間、精力合理分配的高手。

　　如果一個領(lǐng)導人花費大量時間陷入一般性事務中，由于他只是增加時間的使用數(shù)量，沒有提高時間的使用質(zhì)量，因此是低效率的。不要以為忙碌就是成就，成就的衡量標準是結(jié)果，而不是過程。

　　一家公司總裁曾說過：“直到我約束和控制了個人感情后，才學會管理好時間，以便使時間得到充分的利用。我認為最艱苦的工作是迫使自己不要干涉別人所做工作的細節(jié)，為此我減去了所有不必要的工作，學會用組織和計劃好的工作表來安排我的時間，安排和約束自己是唯一能控制好時間的方法。”

　　為控制時間，在安排自己活動時，首先要決定到底你本人應做什么。其次花少量的時間計劃和組織你每周的工作任務，它將為你確定適當完成工作的先后次序。