會(huì)議經(jīng)營(yíng)力

    雖是全球第二大經(jīng)濟(jì)體，但日本連續(xù)十幾年深陷不景氣困境，經(jīng)濟(jì)發(fā)展動(dòng)力大不如前，甚至有持續(xù)萎縮、負(fù)成長(zhǎng)的隱憂。同樣是經(jīng)濟(jì)大國(guó)，美國(guó)就不曾出現(xiàn)如此長(zhǎng)時(shí)間的走下坡，許多人因而懷疑，難道日本人都沒(méi)有努力思索改進(jìn)、找出解決之道？

　　努力當(dāng)然是有的，這點(diǎn)不用懷疑，日本人特別是企業(yè)經(jīng)營(yíng)者一向認(rèn)真，他們重視「恥」的文化，嚴(yán)格自我要求的程度，絕不下于早期武士。然而，從90年代初期泡沫經(jīng)濟(jì)破滅以來(lái)，掙扎這么久的日本經(jīng)濟(jì)，仍苦于找不到解決良策，尤其每年近萬(wàn)家企業(yè)被購(gòu)并或倒閉、失業(yè)率居高不下，無(wú)計(jì)可施的企業(yè)經(jīng)營(yíng)者與干部因而懷疑，找不到「藥方」，會(huì)不會(huì)是因?yàn)椤笇ふ医鉀Q方法」的「方法」本身，出了問(wèn)題？

　　簡(jiǎn)單講，通常遇到問(wèn)題需要解決，企業(yè)管理階層都先想到：開(kāi)個(gè)會(huì)吧。然而，這正是元兇所在。因?yàn)樵S多會(huì)議極端沒(méi)有效率，不只找不出好點(diǎn)子，形成不了具有實(shí)踐效益的共識(shí)，更嚴(yán)重浪費(fèi)了員工的時(shí)間。不幸的是，部門內(nèi)的工作會(huì)議以及跨部會(huì)聯(lián)席會(huì)議、研討會(huì)、技術(shù)觀摩會(huì)……，一個(gè)星期5天都在開(kāi)會(huì)的，大有人在！

日本企業(yè)熱烈風(fēng)行「會(huì)議革命」

　　痛定思痛，為了避免繼續(xù)陷入沒(méi)有效率的會(huì)議泥淖，日本企業(yè)界最近吹起一股「會(huì)議革命」風(fēng)。熟悉日本企業(yè)文化的人士指出，若這波會(huì)議革命風(fēng)潮能徹底且生根，將是戰(zhàn)后以來(lái)日本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的最大蛻變與提升，日本經(jīng)濟(jì)不久的將來(lái)浴火重生，便不是夢(mèng)想。

　　這股會(huì)議改革風(fēng)從何吹起？事情得從著名學(xué)者齋藤孝寫(xiě)了《會(huì)議革命》一書(shū)說(shuō)起。話說(shuō)齋藤專攻教育理論與溝通學(xué)，雖然只有43歲，但東京大學(xué)出身的他至今已有超過(guò)10本大作，都備受矚目。在《會(huì)議革命》（2002年10月出版）之前，他陸續(xù)推出3本推廣優(yōu)美日文的著作，包括《令人忍不住想要大聲朗讀的日語(yǔ)》以及《理想的國(guó)語(yǔ)教科書(shū)》、《讀書(shū)力》，引起全日本全國(guó)各界熱烈反應(yīng)，每?jī)?cè)都有近百萬(wàn)本銷售量，還有無(wú)數(shù)教育與文化團(tuán)體針對(duì)「日本人應(yīng)當(dāng)讀怎樣的日語(yǔ)文章？」、「哪些日語(yǔ)文章非讀不可？」等議題，展開(kāi)熱烈討論。話題人物齋藤孝因此成為媒體注目焦點(diǎn)，許多演講與討論會(huì)都可看到他活躍的身影。

　　齋藤石破天驚地喊出「會(huì)議革命」，不只批判日本企業(yè)開(kāi)會(huì)效率低落的弊病，更挑戰(zhàn)日本人數(shù)百年來(lái)集會(huì)重視「排行論輩」的習(xí)慣。換言之，雖然《會(huì)議革命》推出后，最熱烈的回響來(lái)自企業(yè)界，但日本人即便日常生活，會(huì)議也無(wú)所不在（校友會(huì)、母姊會(huì)、社區(qū)發(fā)展協(xié)會(huì)、各式各樣的「同好會(huì)」……），現(xiàn)在經(jīng)過(guò)齋藤點(diǎn)醒，大家終于發(fā)現(xiàn)過(guò)去的會(huì)議浪費(fèi)太多生命、錯(cuò)過(guò)許多可以把事情做好的機(jī)會(huì)，因此對(duì)齋藤這本書(shū)無(wú)不贊賞、佩服有加。

你們公司開(kāi)會(huì)有效率嗎？

　　也許有的讀者會(huì)質(zhì)疑，會(huì)議效率好不好，標(biāo)準(zhǔn)何在？而且，即使會(huì)議不是很有效率、與會(huì)者抱怨連連，但只要公司能賺錢，又有何妨？針對(duì)這類疑惑，齋藤并沒(méi)有正面回答，因?yàn)槠髽I(yè)賺錢有各種原因，但如果開(kāi)會(huì)沒(méi)有效率成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)失敗兇手，當(dāng)然就得發(fā)動(dòng)「革命」。至于開(kāi)會(huì)效率優(yōu)劣的評(píng)鑒標(biāo)準(zhǔn)，《會(huì)議革命》首先提出以下「你們公司開(kāi)會(huì)有效率嗎？」評(píng)量表，供讀者參考。

　　表一、你們公司開(kāi)會(huì)有效率嗎？　　1.是否有與會(huì)者分心（在桌上涂鴉或者打瞌睡)�！　�2.會(huì)場(chǎng)中有人不提建議，卻一再批判別人的點(diǎn)子，做負(fù)面評(píng)論�！　�3.出現(xiàn)一個(gè)人廢話連篇而其它人意興闌珊的情況�！　�4.會(huì)議結(jié)束后才突然想到「今天的開(kāi)會(huì)結(jié)論是什么？」5.明明參考信息都已完備，會(huì)議主席卻不做結(jié)論，而決定「下次再討論吧�！埂　�6.會(huì)場(chǎng)中有人還不知道開(kāi)會(huì)目的　　7.會(huì)開(kāi)了半天，既無(wú)結(jié)論，也沒(méi)人提出新點(diǎn)子　　8.與會(huì)人數(shù)太多，根本無(wú)法討論事情　　9.發(fā)言品質(zhì)太差，沒(méi)有理性討論，只能比誰(shuí)大聲　　10. 采取類似「宮中御前會(huì)議」作法，職位愈高的人座位愈靠近主席　　11.沒(méi)有事先做摘要也沒(méi)有提供白板，討論變成泛泛空談　　12.有一種「還沒(méi)開(kāi)會(huì)就先有結(jié)論」的感覺(jué)　　13.只要用e-mail就可完成報(bào)告與確認(rèn)的工作，卻大費(fèi)周章召集許多人一起開(kāi)會(huì)　　14.報(bào)告與資料說(shuō)明耗時(shí)太久，討論重要事項(xiàng)的時(shí)間明顯不足　　15.有人提出意見(jiàn)，就被批評(píng)「那你去做呀」，會(huì)場(chǎng)氣氛冷淡，沒(méi)有人愿意多言　　　　出現(xiàn)【表一】的任何一種情況，就足以證明您參加的會(huì)議效率與品質(zhì)有待改善。如果不幸打勾的格子超過(guò)一半，恐怕您所屬企業(yè)或團(tuán)體，開(kāi)會(huì)文化已經(jīng)病入膏肓，非進(jìn)行大手術(shù)無(wú)法拯救。

　　總之，這份評(píng)量是表是相當(dāng)有用的「溫度計(jì)」，可充分顯示會(huì)議的「冷熱」。然后具體地講，就齋藤的觀察，日本企業(yè)界開(kāi)會(huì)常見(jiàn)如下弊病：

　　1.與會(huì)人數(shù)太多，還得一個(gè)一個(gè)輪流報(bào)告�！　�2.事先準(zhǔn)備工作不足，沒(méi)有備妥所需資料，或者資料太龐雜，未能提綱挈領(lǐng)指出重點(diǎn)�！　�3.會(huì)議多半有點(diǎn)強(qiáng)迫性質(zhì)，能自主決定是否參加的很少�！　�4.會(huì)議沒(méi)有明確目標(biāo)，只說(shuō)要開(kāi)會(huì)，到場(chǎng)才開(kāi)始思考要講什么�！　�5.開(kāi)會(huì)時(shí)間過(guò)于冗長(zhǎng)，氣氛沉悶、令人想睡覺(jué)�！　�6.開(kāi)會(huì)空間給人不舒服的感覺(jué)，有的地方太小，有的氣氛冰冷�！　�7.會(huì)議主持人技巧太差，出現(xiàn)群龍無(wú)首或一個(gè)人握著麥克風(fēng)不放的狀況�！　�8.會(huì)議結(jié)束了，卻沒(méi)有得到具體結(jié)論。

提高會(huì)議互動(dòng)的「密度」

　　開(kāi)會(huì)是企業(yè)解決問(wèn)題的重要方法，只要與會(huì)者充分了解議題、積極提供意見(jiàn)，便可享受解決問(wèn)題的快感。所以按理說(shuō)，開(kāi)會(huì)應(yīng)當(dāng)是令人期待或者快樂(lè)的事情。然而正如前述，日本企業(yè)開(kāi)會(huì)有八大缺點(diǎn)，也許國(guó)情不盡相同，但臺(tái)灣企業(yè)開(kāi)會(huì)似乎也有類似毛病。

　　最大的問(wèn)題是，大家都非常忙碌、工作分秒必爭(zhēng)，卻得耗費(fèi)大量時(shí)間，開(kāi)沒(méi)有具體成果、對(duì)工作沒(méi)有幫助的各種會(huì)。齋藤提出一項(xiàng)簡(jiǎn)單、有效的檢驗(yàn)方式，那就是會(huì)議內(nèi)容「密度」夠不夠的問(wèn)題。會(huì)議的根本作用在于集合眾人智能，形成可以付諸實(shí)踐的點(diǎn)子，如果讓與會(huì)者枯坐、沒(méi)有發(fā)言、發(fā)言次數(shù)非常少或者議而不決，這樣的會(huì)議就是「密度不足」、松垮不實(shí)在。

　　反之，如果會(huì)議大部分時(shí)間，開(kāi)會(huì)的人都能持續(xù)地互動(dòng)、交換意見(jiàn)表達(dá)自己的想法，這樣有足夠「密度」的會(huì)議，就算成功。但問(wèn)題是，傳統(tǒng)會(huì)議就像齋藤批評(píng)的，大部分都采取所謂「宮中御前會(huì)議模式」，主席獨(dú)占長(zhǎng)方形會(huì)議桌一邊，與會(huì)者分列左右兩側(cè)，會(huì)議節(jié)奏由主持人掌控，誰(shuí)要說(shuō)話、誰(shuí)不說(shuō)話，都得經(jīng)過(guò)他的同意或默許。在此情況下，每次都只有1個(gè)人發(fā)言，如果開(kāi)會(huì)者超過(guò)10人，就很難達(dá)成齊藤要求的「密度」標(biāo)準(zhǔn)了。

會(huì)議革命始于座位空間重新安排

　　確實(shí)，照齋藤這項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，不只日本，恐怕臺(tái)灣也很少會(huì)議能及格吧。那么，難道齋藤有何解決的秘方與良策，否則《會(huì)議革命》怎能引起那么大的轟動(dòng)，說(shuō)服大家照著練功，改造沒(méi)有效率的開(kāi)會(huì)文化？

　　確實(shí)是有的，齋藤的解決方法很簡(jiǎn)單，最主要就是從改變空間做起。

　　前述，「宮中御前會(huì)議」的座位方式，除了一次只能1個(gè)人發(fā)言之外，更大的弊病是座位靠近主席的人通常被認(rèn)為較重要，講話更有份量；反之，離主席較遠(yuǎn)的人，說(shuō)話不被重視，久而久之變成不敢開(kāi)口、陪人家開(kāi)會(huì)。這樣的會(huì)場(chǎng)不「冷」才怪！

　　雖然日本是亞洲最民主的國(guó)家，但這樣的座位安排還是令人聯(lián)想到封建遺緒。大凡獨(dú)裁體制國(guó)家，會(huì)議多半采取類似座位安排。最近美伊大戰(zhàn)，電視畫(huà)面中海珊政權(quán)開(kāi)會(huì)，便是例子。

　　所以，為了真正的「民主」，為了釋放所有與會(huì)者的能量，齋藤大膽呼吁，最好徹底改變座位，其中最重要的是，將桌椅從固定改為可移動(dòng)，而且放棄長(zhǎng)條型大桌子，整個(gè)會(huì)場(chǎng)全部以不超過(guò)兩個(gè)人肩膀?qū)挾鹊男∽雷咏M成，如此便可隨不同需要，機(jī)動(dòng)改變座位。

第一階段：一對(duì)一紙筆溝通

　　會(huì)議前半時(shí)間不妨讓與會(huì)者兩兩一組，針對(duì)會(huì)議主題各抒己見(jiàn)。因?yàn)橹挥袃蓚�(gè)人面對(duì)面，不會(huì)有被眾人注視的壓力，更容易暢所欲言。而且，只有兩個(gè)人「開(kāi)會(huì)」，當(dāng)然沒(méi)有「不開(kāi)口」的道理。這也解決了許多會(huì)議有些與會(huì)者只會(huì)「旁觀」的問(wèn)題。

　　齋藤細(xì)膩地指出，同樣是「兩個(gè)人一桌」，Ｂ或Ｃ比Ａ好。因?yàn)椋恋那闆r，兩人之間較容易形成「對(duì)立意識(shí)」，僵化討論氣氛。反之，采�。禄颍�，搭配共同討論用的紙張，彼此視線焦點(diǎn)可以是對(duì)方也可以是紙張，不必一直盯著對(duì)方，壓力既小，氣氛自然容易放松。

　　會(huì)議革命從改變座位做起，事半功倍。先分組討論，兩人一組最能讓與會(huì)者暢所欲言。最好搭配「紙筆討論」方式，溝通與互動(dòng)狀況更好。兩人一桌還得注意，Ｂ或Ｃ的做法比Ａ好。也就是兩人與紙張形成等邊直角三角形，如此可讓氣氛輕松，討論起來(lái)更有活力。

將隱性知激蕩為顯性知

　　為什么齋藤堅(jiān)持小組討論必須紙筆并用？因?yàn)樗�認(rèn)為，會(huì)議的根本目的是腦力激蕩，所以，包括開(kāi)會(huì)程序與座位安排等等，都必須以讓開(kāi)會(huì)者充分互動(dòng)、溝通以及發(fā)表意見(jiàn)為最高原則。然后根據(jù)齋藤對(duì)心理學(xué)的鉆研，他發(fā)現(xiàn)人的智能、知識(shí)與觀念分為兩大類，一種是「顯性知」，另一種則是「隱性知」。

　　一般人表達(dá)意見(jiàn)時(shí)，使用的知識(shí)與觀念，多半是「顯性知」層次，也就是當(dāng)事人所說(shuō)的內(nèi)容只是別人講過(guò)的東西。相對(duì)的，「隱性知」則是當(dāng)事人吸收各種觀念與知識(shí)之后，形成自己的想法與創(chuàng)意，但因?yàn)闆](méi)有適當(dāng)?shù)谋磉_(dá)機(jī)會(huì)，處于隱而不顯狀態(tài)。齋藤認(rèn)為，藉由紙筆溝通、一對(duì)一相互激蕩，可刺激開(kāi)會(huì)者反芻、整理自己腦袋里的東西，獲得意想不到的點(diǎn)子與創(chuàng)意。齋藤?gòu)?qiáng)調(diào)，能讓與會(huì)者如此發(fā)揮的會(huì)議，才稱得上有價(jià)值、不虛耗功夫。他在《會(huì)議革命》的后記中提到，國(guó)中時(shí)期就已養(yǎng)成和別人紙務(wù)必使開(kāi)會(huì)者暢所欲言

　　總之，會(huì)議前階段采取兩人一組、紙筆溝通的方式，可避免一大堆人開(kāi)會(huì)每個(gè)人只能講幾句話的缺點(diǎn)，獲得許多意想不到點(diǎn)子。當(dāng)然，因?yàn)橛袇⑴c感，這樣的會(huì)議不會(huì)令人感到冗長(zhǎng)、無(wú)聊，即使會(huì)議人數(shù)多一點(diǎn)，也不構(gòu)成問(wèn)題。

　　此外，前述日本人常見(jiàn)的會(huì)議缺點(diǎn)之中，第四與第七的問(wèn)題也可藉此解決。因?yàn)閮扇艘粚?duì)一紙筆溝通，當(dāng)事人不會(huì)因?yàn)轭櫦杀娙说难酃饣蛘吆π叨�不敢講話，所講的內(nèi)容也會(huì)更具體，更有針對(duì)性（這是使用紙筆討論的最大好處）。然后，把這些可貴意見(jiàn)與解決問(wèn)題的方法匯集起來(lái)，會(huì)議要有收獲、得到結(jié)論，就不困難了。

第二階段：自然形成討論圈

　　完成紙筆溝通后，最好打鐵趁熱讓一對(duì)一紙筆溝通的成果彼此融合。此時(shí)齋藤建議，會(huì)議主持人不妨適度介入，鼓勵(lì)與會(huì)者往討論最熱烈的小組集中，形成一個(gè)或數(shù)個(gè)討論圈圈。

　　除了原先坐在椅子上的兩人之外，新加入「戰(zhàn)團(tuán)」的人，即使站著也無(wú)妨。不過(guò)齋藤提醒，一旦進(jìn)入第二階段，會(huì)場(chǎng)必須提供足夠數(shù)量的白板，作為眾人溝通意見(jiàn)的場(chǎng)所。

　　正如一對(duì)一溝通時(shí)得有紙有筆，眾人聚集討論必須黑板作為媒介，才能有效聚焦，并且進(jìn)一步刺激、開(kāi)發(fā)會(huì)眾的隱性知。

　　白板有個(gè)無(wú)可取代的效用，就是能將眾人在第一階段小組討論時(shí)形成的建議與點(diǎn)子全部列出來(lái)，如果需要一一討論或表決，會(huì)很方便。

主持人是會(huì)議靈魂人物

　　前述兩項(xiàng)最重要的改革作法之外，傳統(tǒng)會(huì)議之所以效率不彰，主持人沒(méi)有扮演好角色，通常得負(fù)相當(dāng)大責(zé)任。

　　比如，一些企業(yè)主主持會(huì)議，老板常侃侃而談握著麥克風(fēng)不放，迫使員工產(chǎn)生「講給他去講，反正我只是陪坐」的心態(tài)。這樣的會(huì)議不用說(shuō)，差不多等于白開(kāi)了。

　　另外也有的主管當(dāng)主持人，很喜歡「借題發(fā)揮」。由于嫻熟業(yè)務(wù)，他們喜歡鉆牛角尖，專談一些雞毛蒜皮的事情。這種「愈熟悉業(yè)務(wù)者，主持會(huì)議時(shí)話題愈不著邊際」的現(xiàn)象，管理學(xué)稱之為「芝麻綠豆定律」。

　　所以齋藤?gòu)?qiáng)調(diào)，不論會(huì)議主持人還是司儀，最好先告訴自己，自己的責(zé)任是在促使「小組紙筆溝通」與「白板團(tuán)體討論」順利進(jìn)行的前提下，做好表二、表三所列的工作。

　　表二、會(huì)議主持人基本守則

　　1.除非人數(shù)很少，否則應(yīng)限制與會(huì)者發(fā)言時(shí)間，比如，一次發(fā)言以3分鐘為限�！　�2.主持人應(yīng)避免評(píng)論發(fā)言內(nèi)容，或者做不必要的引申�！　�3.應(yīng)在最適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，將麥克風(fēng)交給可能提出好想法的與會(huì)者�！　”砣�、主持人如何成功經(jīng)營(yíng)一場(chǎng)會(huì)議？　　1.適當(dāng)?shù)卦O(shè)定討論題目，以便形成具體結(jié)論。　　2.適度地安排座位，使得小組討論與集體討論時(shí)，每個(gè)人都可看到該階段所有開(kāi)會(huì)者的臉�！　�3.確定會(huì)議需要的資料都已齊備，并且做必要的重點(diǎn)整理與摘要�！　�4.有效掌控會(huì)場(chǎng)氣氛，不論是兩人小組還是集體討論，都妥善安排，讓每個(gè)人暢所欲言�！　�5.座位的安排避免有地位、階級(jí)高低之分�！　�6.為與會(huì)者準(zhǔn)備名牌、方便大家相互認(rèn)識(shí)。有人發(fā)言時(shí)，幫忙介紹發(fā)言者的身分。　　7.盡量不要讓開(kāi)會(huì)的人清一色是男性或女性。　　8.不要讓與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的人進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。　　9.最好將參加會(huì)議者控制在12人以下�！　�10.提醒自己，會(huì)議一定要有結(jié)論出來(lái)�！　�11.會(huì)議的結(jié)論或成果盡量現(xiàn)場(chǎng)做成記錄，供會(huì)眾確認(rèn)、分享。　　12.提供復(fù)印機(jī)等臨時(shí)需要的文書(shū)服務(wù)，并準(zhǔn)備預(yù)備用房間，小組需要時(shí)可派上用場(chǎng)。

放輕松才能激發(fā)腦力

　　主持人是會(huì)議的靈魂人物，表現(xiàn)不佳就會(huì)讓好不容易召開(kāi)的會(huì)議功虧一簣。齋藤還細(xì)膩地提出其它注意事項(xiàng)，包括讓會(huì)議空間更活潑，避免與會(huì)者服裝太單調(diào)、提供酒精或咖啡時(shí)間助興等等，都是非常有創(chuàng)意的作法。

　　齋藤觀察許多會(huì)議，發(fā)現(xiàn)會(huì)場(chǎng)空間太沉悶、嚴(yán)肅，容易導(dǎo)致與會(huì)者不愿意開(kāi)口。所以，公司甚至政府單位的開(kāi)會(huì)場(chǎng)所（會(huì)議室），不妨布置活潑一點(diǎn)，裝飾花草或盆栽甚至噴灑芬多精，讓開(kāi)會(huì)氣氛更舒適、愉快。

　　一般人想到開(kāi)會(huì)，多半是正襟危坐，頂多可以喝開(kāi)水、吃片點(diǎn)心。但齋藤不認(rèn)為這樣對(duì)會(huì)議有幫助，如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)無(wú)方，開(kāi)會(huì)者一開(kāi)始就準(zhǔn)備打馬虎眼，即使正襟危坐，會(huì)議同樣沒(méi)有效果。開(kāi)會(huì)既然要激發(fā)腦力，前提便是放輕松，而適度的酒精助興，可說(shuō)是活潑腦袋的最佳法門。當(dāng)然，如果是完全戒酒的人，不妨提供中場(chǎng)休息時(shí)間，好好泡杯咖啡、放松一下。

　　齋藤甚至注意到服裝問(wèn)題。許多企業(yè)都有制服，員工開(kāi)會(huì)時(shí)，會(huì)場(chǎng)顏色非常單調(diào)（頂多只有男性與女性兩種不同服裝）。這樣的視覺(jué)效果，其實(shí)非常不利于活潑腦袋。所以他建議，除非不方便，否則應(yīng)鼓勵(lì)與會(huì)者穿休閑、自在一點(diǎn)的服裝出席。

　　最后，大部分企業(yè)都有各式各樣的例行會(huì)議，內(nèi)容卻經(jīng)常只是報(bào)告、說(shuō)明與「聽(tīng)訓(xùn)」。這正是最被員工詬病、敬而遠(yuǎn)之的。因此齊藤建議，主管不妨取消可有可無(wú)的會(huì)議。如果開(kāi)會(huì)只需聆聽(tīng)報(bào)告，則以書(shū)面或通知即可，何必勞師動(dòng)眾，要大家到會(huì)議室排排坐？初次嘗試或許會(huì)有點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)，但如果能就此取消會(huì)議而不至于影響業(yè)務(wù)運(yùn)作，必定大受員工歡迎，增進(jìn)員工對(duì)公司的向心力。