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做好燃氣工程檔案管理工作
做好燃氣工程檔案管理工作 摘要：燃氣工程檔案具有重要的利用價值，文章從四個方面論述如何才能做好燃氣工程檔案管理工作。 隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，管道燃氣在城市中不斷普及。燃氣工程在建設過程中、會形成各種各樣的文檔材料、有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養(yǎng)記錄等、這些文檔材料全面反映了燃氣工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此、認真做好燃氣工程檔案管理工作是非常重要的。 1齊抓共管，密切聯(lián)合，建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡 加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是燃氣工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)—領導、統(tǒng)一制度，分級管理的原則。成立了檔案工作領導小組、統(tǒng)一協(xié)調檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報工作，成立檔案情報室、設立專職檔案員，在各業(yè)務部門及二級公司指定專業(yè)技術人員擔任兼職或專職檔案員，形成了全公司的檔案管理網(wǎng)絡。同時，完善制度建設，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。無論是在工程各階段還是單位內的各個部門、都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。 2轉變觀念，超前管理 長期以來、我們對檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對于各級各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關部門主動聯(lián)系。沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中。導致業(yè)務部門和檔案管理部門長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸 檔帶來了困難。近幾年來、我們意識到檔案工作不是臨時性工作、開始逐步轉變觀念，制定一系列措施，對燃氣工程檔案進行超前管理。 2．1根據(jù)燃氣工程復雜性的特點，拓寬檔案收集渠道 從實際情況看、燃氣工程建設是比較復雜的。它分有市政、燃氣氣化站、瓶組、住宅及酒樓餐廳工程等等、其中市政、燃氣氣化站及某些大型住宅工程建設周期長，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，涉及部門和人員多。經(jīng)歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。而酒樓餐廳及小型住宅等工程大多施工要求急、建設周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復雜、往往造成工程任務一完成。臨時機構解散、而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們一反過去等人將檔案送上門的做法，檔案管理人員首先了解燃氣工程建設工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排、掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對每種資料的內容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎上、采取以下收集方法： (1)追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程、檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息、并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質量也比較高，但花費的人力、物力較大。 (2)分階段收集。這種方法適用于建設周期長的工程。某些大型市政工程、燃氣氣化站工程及某些跨年度工程、我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設部門的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失、這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性、 (3)強制性收集。對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位、我們采用收取檔案資料押金的做法、當一項燃氣工程報建后。施工單位先交—定金額的資料押金：直到工程完工。施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內部較復雜的施工單位具有—定的約束力�？梢员ＷC檔案資料不會由于人為因素而流失。 2．2制定規(guī)范，及時立卷 根據(jù)燃氣工程建設的實際情況、我們制定了《科技檔案管理規(guī)定實施細則》，建立起工程檔案管理的叫大件：分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號分類方法等，將燃氣工程檔案共分為十大類：(1)技術管理檔案；(2)設備及儀器儀表檔案；(3)儲氣(油)站檔案；(4)工民建筑檔案；(5)供氣管線工程檔案：(6)管線工程檔案：(7)工程設計檔案；(8)產(chǎn)品檔案；(9)聲像檔案；(10)科學研究檔案、并在每一類中確定了基本歸檔范圍。在此基礎上。我們制定了《科技檔案案卷質量要求與案卷管理方法》，堅持以規(guī)范化的作業(yè)方式。把應該收集舊檔的文件資料進行分類整理，立出預備案卷。可以裝訂成正規(guī)卷的、及時把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化。 3強化檔案人員的業(yè)務培訓、提高檔案管理水平 燃氣工程檔案具有“‘次性”和不可回復性的特點。客觀上對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。從事工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與燃氣工程相關的一些專業(yè)類別檔案、懂不同類別的檔案的分類整理。因此、為達到燃氣工程檔案整理規(guī)范化的要求、我們對各專職或兼職檔案管理人員進行了大量培訓、講解了燃氣工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照我們檔案整理要求。對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作了詳細的講解。使大家對檔案內容提前了解，在工作個有的放矢。注意積累資料。這種培訓將檔案管理工作和工程同步進行。為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規(guī)范化有—個切實的保障。 4通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作 做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。燃氣工程檔案的形成是燃氣工作者勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給燃氣工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務部門和燃氣工作者，使他們親身體驗到檔案信息的價值、就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。我們在近幾年來實施電腦化管理、將檔案資料及時輸入電腦，隨時為業(yè)務部門提供全巾管線、管網(wǎng)圖，由于目前我市正在進行天然氣項目建設、這些檔案信息無疑為我市由液化石油氣換轉為天然氣的改造工作提供了很大的幫助。每當業(yè)務部門專業(yè)技術人員從利用檔案中獲得信息時、他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。 參 考 文 獻 [1]閻朝科。更新觀念。搞好重點工程檔案的管理。中國檔案 2000(4)：26—27 [2]劉志蘭。針對水利工程特點，做好文件材料的收集歸檔工作。檔案學通訊 1998(6)：41—42
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