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如何做好畢業(yè)生人事檔案管理工作
【摘要】文章指出了目前畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題,并提了解決問題的思路和對策。
【關(guān)鍵詞】畢業(yè)生;人事檔案;管理
21世紀(jì)是一個更加開放的社會,知識經(jīng)濟的發(fā)展,人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯,人才流動的數(shù)量與質(zhì)量會逐步增強。如何做好新形勢下畢業(yè)生人事檔案管理工作就成為人事管理工作中的一項重要任務(wù)。下面,本人就目前人事檔案管理工作中存在的問題及解決問題的思路及對策,提出自己的拙見。
一、目前畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體,準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案,歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實踐能力及個人特長等信息,是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。但是就目前畢業(yè)生人事檔案管理工作來看,還存在不少問題,主要表現(xiàn)在:
(一)畢業(yè)生對人事檔案的重視程度不夠
隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,工作中心的轉(zhuǎn)移,組織人事政審工作相對減少,一些畢業(yè)生就認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”,另一些就業(yè)于私營企業(yè)、民營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生,更是“遺忘”了自己的檔案,懷著一種要不要檔案無所謂的態(tài)度,其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。這種對人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識,勢必會影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。
(二)檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,沒有形成自己的實施細(xì)則和制度,在執(zhí)行過程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象,收集、歸檔工作被動不及時;另外管檔人員在管理上流于形式,僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色,對接收到的畢業(yè)生檔案,只是按學(xué)�；蚪邮諘r間不同在原檔案袋上直接編號,這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性,降低了人事檔案工作效率,更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了。
(三)檔案管理手段落后
目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作,即使利用計算機管理,也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理,計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來,并沒有從根本上改變手工操作運轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。
二、做好新時期畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對策
從上述問題來看,目前畢業(yè)生人事檔案管理工作已遠(yuǎn)跟不上社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的步伐。為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用,為廣大畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù),畢業(yè)生人事檔案管理部門應(yīng)增強創(chuàng)新意識,更新工作方式,提高工作效率。具體應(yīng)從以下幾方面入手:
(一)提高對畢業(yè)生人事檔案工作重要性的認(rèn)識
一是加強宣傳力度,提高畢業(yè)生對其人事檔案重要性的認(rèn)識。做好咨詢服務(wù)工作,利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識,要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識到,畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無的,它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個重要方面,是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù),是對畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考,即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
二是加強自身學(xué)習(xí),提高管檔人員素質(zhì)。新時期人事工作面臨許多新問題,同時也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認(rèn)識到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性,不斷改進(jìn)工作方式、工作方法,創(chuàng)新工作模式,提高工作效率,開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。
(二)加強對畢業(yè)生人事檔案的科學(xué)規(guī)范化管理
一是要全面普查案卷,去糟取精。對接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理,剔除無用的案卷資料,對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起,并編寫頁碼、目錄、標(biāo)題,一一對應(yīng),裝訂成冊。
二是要加強收集工作,完善檔案內(nèi)容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神,結(jié)合本地實際制定相應(yīng)的制度,全面收集材料,特別是對人才信息需要完善的檔案內(nèi)容,注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料,了解其近期經(jīng)歷,將其培訓(xùn)進(jìn)修登記、科研成果、論文發(fā)表等新記錄補充進(jìn)檔案內(nèi)容,準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn),提高檔案的利用價值。
三是要實行專門統(tǒng)一管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理,分門別類,按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號,并建立多種檢索方式,便于查找與利用。建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫,實行科學(xué)、規(guī)范的管理。
(三)創(chuàng)新檔案管理模式,實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。
增強創(chuàng)新意識,要在立卷制度上更新,在工作手段上改進(jìn)。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮,怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用,又能盡快完成歸檔程序,檔案工作者也要善于思考,多動腦筋,針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題,搞一些小創(chuàng)造、小革新,起到事半功倍之效。加強現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用,提高管理效率和水平。目前計算機已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中,但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。我們可以借助計算機來完成本來較煩瑣的手工操作的方法還有很多,比如數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)、條形碼技術(shù)等。加強計算機技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用,幫助解決具體問題,將大大提高管理效率和管理水平。
綜上所述,在新形勢下做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要,也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡吡x不容辭的責(zé)任。
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