人力資源管理外包的策略分析

人力資源管理外包的策略分析

    內(nèi)容摘要 本文從人力資源管理外包的利弊分析入手,首先探討這一實(shí)踐對(duì)企業(yè)可能帶來的影響,然后針對(duì)目前主要實(shí)行的外包形式,特別是通過對(duì)人力資源培訓(xùn)和薪酬外包的決策分析,探尋影響企業(yè)實(shí)施外包的相關(guān)問題,從而提升企業(yè)實(shí)施人力資源管理外包的有效性。
    關(guān)鍵詞  人力資源管理外包  培訓(xùn)外包  薪酬外包
    一、人力資源管理外包概況
    人力資源管理外包滲透到企業(yè)內(nèi)部的所有人事業(yè)務(wù),包括人力資源規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)與創(chuàng)新、流程整合、員工滿意度調(diào)查、薪資調(diào)查及方案設(shè)計(jì)、培訓(xùn)工作、勞動(dòng)仲裁、員工關(guān)系等方方面面。然而考慮實(shí)施不同人力資源工作時(shí)管理者所應(yīng)制定的策略是有差異的。
    上海一翰威特,一家跨國外包管理與咨詢公司,近期對(duì)亞太地區(qū)424家公司進(jìn)行了調(diào)研,并公布了人力資源工作外包趨勢的調(diào)研結(jié)果。接受調(diào)研的公司主要來自印度(33.3%)、大中華區(qū)(30.2%)、東南亞國家(22.4%)、澳大利亞/新西蘭(7.5%)、日本和韓國(6.6%)。調(diào)研顯示,大部分公司青睞對(duì)人力資源工作訴諸外包管理,進(jìn)而強(qiáng)化主營業(yè)務(wù)和降低經(jīng)營成本。其中半數(shù)以上(50.5%)的公司認(rèn)為將人力資源工作訴諸外包管理的首要原因在于集中精力于主營業(yè)務(wù),更好地發(fā)展核心能力。而28.3%的公司認(rèn)為可以通過外包管理降低經(jīng)營成本。由此可見外包對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略意義。在談及今后一年中的人力資源外包管理工作內(nèi)容,希望外包基本薪酬管理工作的公司占20.3%,此后依次是培訓(xùn)與發(fā)展外包(18.9%)、福利管理外包(15.6%)、醫(yī)療理賠程序外包(10.8%)及招聘外包(10.1%)。由此可見,人力資源管理工作外包的傾向越來越明顯,然而同時(shí)各種具體人力資源管理職能的外包也開始呈現(xiàn)分化,即目前企業(yè)實(shí)施的幾種人力資源管理職能外包主要集中在了一般薪酬管理、人員招聘和培訓(xùn)方面,而其他領(lǐng)域的職能外包并沒有得到廣泛的發(fā)展和應(yīng)用。
    二、實(shí)施人力資源工作外包的利弊分析
    企業(yè)是否需要實(shí)施人力資源管理外包,是企業(yè)進(jìn)行戰(zhàn)略選擇時(shí)需要認(rèn)真分析的問題,也是一個(gè)最基本的角度,即要考慮這樣一種實(shí)際可能為企業(yè)帶來的效益和相關(guān)成本以及由此可能產(chǎn)生的其他相關(guān)問題。
    (一)實(shí)施人力資源外包策略產(chǎn)生的效益
    1.降低成本
    選擇人力資源管理外包可以降低成本,并重構(gòu)預(yù)算,從而解放一部分資源用于其他目的,這也可以說是實(shí)施人力資源管理外包可能為企業(yè)帶來的最為明顯的利益。美國的人力資源專家在對(duì)美國323名培訓(xùn)經(jīng)理和負(fù)責(zé)人的有關(guān)人力資源培訓(xùn)外包的調(diào)查研究表明,有43%的被調(diào)查者把經(jīng)濟(jì)原因(例如,降低成本)作為主要的外包目標(biāo),而實(shí)際上有29%的公司確實(shí)由于外包節(jié)約了成本。例如,就培訓(xùn)而言,在外包服務(wù)方給不同的客戶提供相似的培訓(xùn)計(jì)劃的情況下,也就存在著規(guī)模經(jīng)濟(jì)。把部分成本的節(jié)約給予客戶,外包培訓(xùn)服務(wù)的價(jià)格也就降低了,從而低于自己發(fā)展相關(guān)業(yè)務(wù)的成本。
    2.提高客戶服務(wù)水平
    人力資源管理外包可以將招聘、培訓(xùn)等一系列工作交給最好的專業(yè)公司完成,這樣可以改善專業(yè)服務(wù)的質(zhì)量,提高工作有效性,使企業(yè)內(nèi)部人員能夠注重具有核心競爭力的業(yè)務(wù)。例如,2001年某著名跨國公司的校園招聘任務(wù)交由中華英才網(wǎng)來完成。中華英才網(wǎng)在各地大學(xué)里展開對(duì)該公司的招聘宣傳;組織校園招聘會(huì);利用其網(wǎng)絡(luò)的人才招聘系統(tǒng)接收學(xué)生的電子簡歷;按照公司的要求對(duì)學(xué)生進(jìn)行初試、筆試的篩選,筆試的試題由公司提供;然后根據(jù)筆試成績,按照一定的比例來確定最后的面試候選人;該公司只負(fù)責(zé)做最后一輪的面試。利用專業(yè)工作實(shí)施這項(xiàng)專業(yè)職能,企業(yè)不僅可以減少與該職能相關(guān)的工作設(shè)置,更為重要的是,企業(yè)可以利用承包公司優(yōu)質(zhì)的專業(yè)化服務(wù),以他之長提升職能管理效果。
    3.滿足業(yè)務(wù)變化的需要
    隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,人力資源經(jīng)理應(yīng)該更具戰(zhàn)略性眼光、適應(yīng)性更強(qiáng),企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求他們具有更多關(guān)于公司業(yè)務(wù)進(jìn)程和戰(zhàn)略方向相關(guān)的重要知識(shí)。人力資源工作外包可以將人員從日常管理這樣的負(fù)擔(dān)性職能中解放出來,減輕非戰(zhàn)略性投入。根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)變化的需要安排而來的這種靈活的雇傭方式有利于企業(yè)的戰(zhàn)略調(diào)整及其實(shí)施。
    (二)實(shí)施人力資源管理外包的相關(guān)問題
    雖然實(shí)施人力資源管理外包可以為企業(yè)帶來各種潛在利益,然而,目前企業(yè)實(shí)施人力資源管理外包可能產(chǎn)生的問題也是較為明顯的。在接受上海一翰威特公司調(diào)研的企業(yè)中,擔(dān)心外包管理機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量的公司占半數(shù)以上(53.3%),之后依次是安全問題(15.6%)、缺乏相關(guān)規(guī)程知識(shí)(7.5%)。問及外包管理機(jī)構(gòu)的首要質(zhì)量因素,37%的公司回答說確保滿足服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),29.2%的公司希望服務(wù)機(jī)構(gòu)專攻某項(xiàng)職能。16.3%的公司認(rèn)為外包管理機(jī)構(gòu)的當(dāng)務(wù)之急在于如何使他們真正成為企業(yè)的親密合作伙伴。翰威特咨詢公司亞太區(qū)總裁麥伯齡先生認(rèn)為,調(diào)研結(jié)果說明,盡管許多亞太區(qū)的公司采用了人力資源管理外包服務(wù),但其他諸多公司仍不熟悉該項(xiàng)操作方案及其能夠?yàn)楣�司帶來的增值。他指�?“顯然,一些公司對(duì)于將人力資源工作外包給獨(dú)立的第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理心存疑慮�！蓖瑫r(shí),許多外資企業(yè)的人力資源部經(jīng)理也表示,雖然人力資源管理的一些業(yè)務(wù)越來越外包化,但也不是全無選擇性的,還是有許多因素需要考慮。
    如果說企業(yè)在考慮實(shí)施人力資源管理外包時(shí)的顧慮重重能夠反映出外包可能給企業(yè)帶來的一些問題,那么企業(yè)目前在權(quán)衡是否會(huì)采取這樣一種措施時(shí)遇到的困惑主要反映在:有效實(shí)施外包同時(shí)又不會(huì)產(chǎn)生商業(yè)秘密外泄的問題之間進(jìn)行的權(quán)衡;由于外包服務(wù)方的存在,組織內(nèi)部人員甚至包括組織發(fā)展傾向由此受到的不良影響;以及有學(xué)者提出,人力資源外包會(huì)降低企業(yè)發(fā)展獨(dú)特競爭力的能力,以及擔(dān)心由于承包方對(duì)組織戰(zhàn)略和文化的漠視導(dǎo)致的外包無效率等等。總之,人力資源管理外包與其他企業(yè)策略的制定與實(shí)施一樣,也并非一個(gè)簡單的過程,需要對(duì)各方面的影響因素進(jìn)行全面的分析,才能形成比較完善的決策。
    三、人力資源外包的具體策略分析
    雖然從人力資源管理外包的整體狀況來看,企業(yè)可以通過企業(yè)綜合狀的分析探知利弊,但從具體職能的角度,應(yīng)該如何進(jìn)行策略分析并制定出具體而行之有效的方案,可能才是企業(yè)最為關(guān)注的問題。下面以人力資源培訓(xùn)和薪酬管理的外包為例進(jìn)行詳細(xì)分析,并系統(tǒng)總結(jié)出一些重要方面以供企業(yè)借鑒。
    (一)人力資源培訓(xùn)外包
    在許多公司取得成功的過程中,培訓(xùn)扮演著重要的角色,這點(diǎn)是不容置疑的。享譽(yù)全球的道化學(xué)公司、愛德華·瓊斯公司,以及西南航空公司被認(rèn)為是其行業(yè)的領(lǐng)頭者,也是全球成功企業(yè)管理的典范。他們?nèi)〉贸晒Φ闹匾�原因之一就是由于他們十分關(guān)注員工的成長和發(fā)展。通過對(duì)員工的培養(yǎng)提高企業(yè)的競爭力。隨著企業(yè)對(duì)人員培訓(xùn)工作重視程度的增加以及外包行業(yè)的發(fā)展,許多企業(yè)發(fā)現(xiàn)有效地利用外部專業(yè)公司對(duì)企業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)比企業(yè)內(nèi)部供養(yǎng)大量的培訓(xùn)專員更為實(shí)際并提高效率。外包的確正在改變著人力資源部門運(yùn)營的方式。傳統(tǒng)的由內(nèi)部執(zhí)行所有人力資源活動(dòng)的公司在不斷地依賴外部的承包方。目前許多公司正每年不斷增加培訓(xùn)與發(fā)展活動(dòng)的外包,希望能夠在實(shí)施更大規(guī)模的、更優(yōu)質(zhì)的員工培訓(xùn)的同時(shí)盡量控制培訓(xùn)方面的支出。
    然而,企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)培訓(xùn)的專員們經(jīng)常面臨著什么時(shí)候使用外部承包方提供的培訓(xùn)和發(fā)展服務(wù)的抉擇。因?yàn)橥獍�選擇權(quán)既提供了潛在的強(qiáng)大的益處,同時(shí)也存在著重大風(fēng)險(xiǎn)。關(guān)于潛在的益處方面,外包能夠提供為組織引入一些專家和接受到專業(yè)知識(shí)。因?yàn)榧夹g(shù)和法律的迅速變化,許多人力資源部門缺少內(nèi)部資源和專家以適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。這樣外部培訓(xùn)提供方的利用能夠確保員工的實(shí)踐緊跟發(fā)展的需要。除此之外,外包通常提高了工作的有效性和服務(wù)水平。通過建立標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)營程序以及擁有專業(yè)化的知識(shí)、技巧和能力的人員,承包方熟悉選拔培訓(xùn)的計(jì)劃。在承包方給不同的客戶提供相似的培訓(xùn)計(jì)劃的情況下,也就存在著規(guī)模經(jīng)濟(jì)。把部分成本的節(jié)約給予客戶,外包培訓(xùn)服務(wù)的價(jià)格也就降低了。
    外部承包方的委托培訓(xùn)需求也產(chǎn)生了一些問題。Ulrich (1996)的研究表明,人力資源外包可能限制組織發(fā)展內(nèi)部技巧和專業(yè)的能力。這不僅減少了員工拓寬人力資源資質(zhì)能力的機(jī)會(huì),而且也使得組織在知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)方面易受攻擊,甚至自我服務(wù)行為對(duì)提供方也是公開的。除此之外,外部承包方常常由于不能很好地理解組織文化,從而在某些領(lǐng)域沒能有效地實(shí)施培訓(xùn)。在一個(gè)公司內(nèi)部,員工的部分知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)在本質(zhì)上是內(nèi)隱(tacit)的,而如果組織和承包雙方不能夠給予大量的實(shí)踐和其他資源方面的投資,這些知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)就不能清晰有效地傳遞給組織之外的成員。
    外包在改變著組織運(yùn)行的方式,這是毋庸置疑的。關(guān)于培訓(xùn)外包結(jié)果相關(guān)的成效,可從以下因素進(jìn)行考慮:
    1.首先也是首要的,與你的承包方建立相互信任的關(guān)系。如果有可能與你的承包方分享你的業(yè)務(wù)信息,建立運(yùn)營業(yè)務(wù)的執(zhí)行程序,最好建立起長期的合作關(guān)系。
    2.樹立正確的外包動(dòng)因。一些公司使用外部培訓(xùn)方的動(dòng)機(jī)在于他們看中了成本節(jié)約。如果你只在乎節(jié)省了多少錢,而不在意收獲了多少,即你的分析不是建立在成本一效益的比值,以及培訓(xùn)與塑造企業(yè)核心競爭力之間的連接上,談提高培訓(xùn)質(zhì)量的確是很難的。
    3.訂立清晰全面的契約。確保你與培訓(xùn)方的協(xié)議清晰且涵蓋各方的責(zé)任,提供清楚的業(yè)績期望,列出未滿足需要而應(yīng)受到的懲罰和賠償?shù)葐栴}。
    4.在實(shí)施中與培訓(xùn)方緊密合作。即使有了詳細(xì)的契約,也不要把外包看作是不需要你參與的過程。經(jīng)常地與培訓(xùn)方交流溝通,在行動(dòng)上保持緊密聯(lián)系以控制培訓(xùn)項(xiàng)目。
    如果你在實(shí)施人力資源培訓(xùn)外包的過程中注意了以上幾個(gè)關(guān)鍵之點(diǎn),在之后的實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)積累還可能為你提供更多切實(shí)的信息,幫助你不斷改善外包環(huán)節(jié)中的種種不利方面,最終當(dāng)你與一些理想的承包公司建立起長期的合作伙伴關(guān)系,對(duì)方也能夠通過比較深入了解公司文化和需求制定出更加切實(shí)有效的培訓(xùn)方案,那么培訓(xùn)外包的效益還會(huì)成比例地增長,這其實(shí)也就是一些最優(yōu)秀公司的做法。
    (二)薪酬外包
    薪酬外包作為薪酬運(yùn)作的有效方式已經(jīng)有50多年的歷史。在 20世紀(jì)70年代,當(dāng)小公司開始使用計(jì)算機(jī)時(shí),許多人認(rèn)為薪酬外包可能會(huì)隨之消失。然而,在 20世紀(jì)80和90年代,薪酬外包迅速發(fā)展,尤其在許多大型公司里,薪酬外包再次普遍得以重視。低運(yùn)營成本的誘惑、核心競爭力相關(guān)的現(xiàn)存資源的重新定位以及受外部規(guī)章制度和私有實(shí)體所嚴(yán)重控制的系統(tǒng)的責(zé)任轉(zhuǎn)移等方面使得大量的雇主重又開始認(rèn)真考慮實(shí)施薪酬外包。同樣,在考慮實(shí)施薪酬外包和實(shí)施薪酬外包的過程中,清晰的目標(biāo)、認(rèn)真的評(píng)估也必不可少。
    1.薪酬外包的目標(biāo)
    在決定外包之前,評(píng)估現(xiàn)在的薪酬?duì)顩r以及明確外包怎樣發(fā)揮作用是十分必要的。除了像成本控制和核心競爭力集中這些外包廣泛的益處之外,組織還有哪些具體的目標(biāo),明確目標(biāo)之后可以進(jìn)行外包內(nèi)容的考慮。
    2.薪酬外包的成本估算
    薪酬外包經(jīng)常幫助大的雇主提高運(yùn)營能力和節(jié)約成本。然而承包方的服務(wù)價(jià)格各不相同。甚至有相近費(fèi)用結(jié)構(gòu)的承包方在提供的服務(wù)內(nèi)容上也有很大的不同。比較他們的成本計(jì)劃確定真正的成本是非常困難的。必須要詢問承包方的定價(jià)結(jié)構(gòu)。要求每個(gè)承包方將所估計(jì)的費(fèi)用加入到總成本,這樣有利于進(jìn)行價(jià)格比較。價(jià)格清單對(duì)于確定成本會(huì)提供很大的幫助。此外,還需要明確那些與終止服務(wù)相關(guān)的懲罰費(fèi)用。
    3.評(píng)估承包方
    由于薪酬在人力資源中會(huì)涉及到企業(yè)的一些敏感問題,因此在選擇外包方時(shí)安全可靠性十分關(guān)鍵。在與承包方建立聯(lián)系之前了解外包方的情況是非常重要的。明確其公司的歷史、所有權(quán)狀況、從事薪酬外包業(yè)務(wù)的時(shí)間長短以及本公司業(yè)務(wù)在其承包收入的比例多少,都是一些反映其實(shí)力與可靠性的依據(jù)。此外,其近年來的財(cái)政狀況和獲利情況也是要關(guān)注的問題。由于薪酬管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程,評(píng)估承包公司的系統(tǒng)工作能力,事實(shí)上就是關(guān)注其在各個(gè)方面的適應(yīng)性,因?yàn)槌�了組織的變化、兼并和收購,薪酬通常還受到來自政府指令、稅法、貿(mào)易聯(lián)合、企業(yè)各個(gè)利益相關(guān)方等許多不斷變化的外部因素的影響。承包公司系統(tǒng)地把握和權(quán)衡這些相關(guān)因素的能力以及對(duì)系統(tǒng)變化和各種變化相關(guān)的費(fèi)用的適應(yīng)性也是相當(dāng)重要的衡量尺度。如果可能,最好征詢一些(與外包方曾經(jīng)合作過的)人士或公司,而且最好多咨詢幾個(gè)。他們中的大多數(shù)至少有你所用的承包方的雇員數(shù),至少有兩個(gè)左右客戶來自相近的行業(yè)或有相近的需求歷史。另外,還可以結(jié)合征詢一些近期(近6個(gè)月)開始業(yè)務(wù)的客戶、與外包方合作達(dá)到一個(gè)會(huì)計(jì)年度的客戶以及與之在薪酬系統(tǒng)方面合作多年的客戶,從而獲得更加全面的信息,充分評(píng)估承包方并進(jìn)行選擇。
    4.客戶服務(wù)
    顧客服務(wù)問題可以分成兩個(gè)方面:實(shí)施的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)的持續(xù)性。承包方實(shí)施服務(wù)的質(zhì)量是外包成功的重要指標(biāo);另外,由于全新的完善薪酬系統(tǒng)的啟動(dòng)通常至少需要一年左右的時(shí)間,承包方的可持續(xù)發(fā)展能力及在合作過程中的調(diào)整、適應(yīng)性十分關(guān)鍵,因此也是服務(wù)評(píng)估中的重要指標(biāo)。
    不同的人力資源管理工作在實(shí)施外包時(shí)都會(huì)考慮到其不同的內(nèi)容和性質(zhì)等問題,由此產(chǎn)生不同的關(guān)注重點(diǎn),以上通過培訓(xùn)外包以及薪酬外包所要考慮因素的分析為例進(jìn)行了分析,希望通過對(duì)這兩種目前應(yīng)用較為廣泛的人力資源管理職能外包的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和分析,協(xié)助企業(yè)提升應(yīng)用外部專業(yè)公司實(shí)施外包的能力,包括策略評(píng)估能力,承包公司選擇能力以及實(shí)施中與承包公司的合作與溝通能力等等,同時(shí)推動(dòng)外包產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,也促進(jìn)企業(yè)效率和競爭力的進(jìn)一步提高。
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