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結(jié)構(gòu)化面試的問題解析及應(yīng)對策略
結(jié)構(gòu)化面試的問題解析及應(yīng)對策略 摘要:當(dāng)前,結(jié)構(gòu)化面試已成為企業(yè)招聘中常用的一個(gè)新技術(shù)、新方法。據(jù)此,從企業(yè)招聘中常遇到的典型問題入手,剖析了產(chǎn)生這些問題的根本原因。同時(shí)根據(jù)為企業(yè)咨詢服務(wù)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)研究,針對企業(yè)招聘的難點(diǎn)、疑點(diǎn),提出解決的方法和思路,為企業(yè)的人力資源選才、招聘提供借鑒與參考。
關(guān)鍵詞:結(jié)構(gòu)化面試;企業(yè)招聘;應(yīng)對策略
Abstract:Structuralized interview has become a new technology and method frequently used in the enterprise employment advertising. The paper analyzes some popular issues in it. According to the practices of enterprise advisory service, the paper presents the solutions as necessary references for the employment advertising of enterprise human resources.
Key words:structuralized interview;enterprise employment advertising;countermeasures
結(jié)構(gòu)化面試是指面試的內(nèi)容、形式、程序、評分標(biāo)準(zhǔn)及結(jié)果的合成與分析等構(gòu)成要素,按統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行的面試。它的基本原理是:對同類應(yīng)聘者,用同樣的語氣和措詞、按同樣的順序、問同樣的問題,按同樣的標(biāo)準(zhǔn)評分。問題的結(jié)構(gòu)就是招聘崗位所需要的人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)。[ 1-2]一些企業(yè)HR的從業(yè)者為了企業(yè)能召集到"能戰(zhàn)能勝"的"千里馬",嚴(yán)把招聘關(guān),運(yùn)用這些先進(jìn)的招聘方法和面試技巧,使企業(yè)的招聘能力和效果有了一定的提高,但還有相當(dāng)一部分企業(yè)的人力資源從業(yè)者對結(jié)構(gòu)化面試的技術(shù)和原理理解得片面、狹隘,沒有真正掌握結(jié)構(gòu)化面試的真諦,因此嚴(yán)重影響了企業(yè)招聘的效果。[ 3-4]近幾年,一些專家學(xué)者或HR從業(yè)人員在對結(jié)構(gòu)化面試的研究和使用更多關(guān)注方法的掌握和設(shè)計(jì)上,對管理實(shí)踐中存在的問題,仍然沒有找到解決問題的方法。幾年來,筆者多次作為專家組成員參加了一些企業(yè)的招聘活動(dòng),發(fā)現(xiàn)和了解招聘工作中存在的主要問題,為此,筆者通過對典型問題歸納、分析,及多年咨詢服務(wù)的經(jīng)驗(yàn),希望能夠幫助企業(yè)找到解決問題的方法。
一 、存在的問題
(一) 考官對各要素評比標(biāo)準(zhǔn)的理解缺乏一致性
面試中,各位考官由于崗位、資歷、學(xué)歷、性格等等方面的不同,對每一條要素的理解不同,甚至具有很強(qiáng)的主觀性。因此考生能得到公正的評價(jià)成為企業(yè)招聘的重要問題,甚至影響了面試的真實(shí)性和有效性。筆者在佛山一家電子生產(chǎn)企業(yè)的招聘中發(fā)現(xiàn)這樣的評分結(jié)果(見表1)。
表1中,W1 和W7 兩位考官的達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和其他考官相比,具有顯著的差異。尤其是對每一項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)理解上也是起伏較大,并不是習(xí)慣性對每一個(gè)人和每一條標(biāo)準(zhǔn)打高分或打低分,而是對每條之間,每人之間都有不同的理解和認(rèn)識。評分標(biāo)準(zhǔn)缺乏穩(wěn)定性,影響了整體評分結(jié)果的可靠性和公平性。
(二) 考官的組成結(jié)構(gòu)缺乏專業(yè)性
面試考官的組成,具有很強(qiáng)的結(jié)構(gòu)性,有人力資源部的人員、用人單位的人員,有時(shí)還需要有顧問專家的加入。正是這種組成人員的協(xié)作分工,體現(xiàn)了考官各司其責(zé)的專業(yè)性。但很多企業(yè)往往忽視這一點(diǎn),考官組成基本是企業(yè)人力資源部成員,對應(yīng)聘者專業(yè)知識的把握往往不夠準(zhǔn)確。筆者在為廣東某港資服裝企業(yè)培訓(xùn)的時(shí)候,很多基層管理者反映人力資源部招聘的效果比較差,每年都有大量招聘來的員工被下屬二級公司退回,或者通過二級公司的領(lǐng)導(dǎo)利用個(gè)人關(guān)系調(diào)節(jié)到另外的二級公司。通過了解,筆者發(fā)現(xiàn)這家紡織集團(tuán)的人力資資源部有一個(gè)專門負(fù)責(zé)招聘的工作小組,這個(gè)小組的成員全部都是剛剛畢業(yè)1-2年的大學(xué)畢業(yè)生,而且這些畢業(yè)生沒有一個(gè)具有紡織專業(yè)的學(xué)歷背景和工作經(jīng)驗(yàn)。因此,這家企業(yè)的招聘工作出現(xiàn)問題就一點(diǎn)不奇怪了。
(三)招聘面試提問過于程式化,缺乏必要的靈活性和提問技巧
許多企業(yè)面試考官在招聘的時(shí)候,結(jié)構(gòu)化面試的問題由于是提前設(shè)計(jì)好的.必須按嚴(yán)格的程序進(jìn)行.且由于時(shí)間的限制.談話更多圍繞已定問題來進(jìn)行.這樣應(yīng)聘過程比較機(jī)械、不自然.問題可能顯得唐突.也不能更深入地了解應(yīng)聘者的思想和內(nèi)心活動(dòng)。提出的問題簡單、直觀,缺乏必要的設(shè)計(jì)與鋪墊,使招聘者回答的信息很難反應(yīng)真實(shí)的客觀情況。例如我在深圳一家科技企業(yè)招聘會上遇到這樣的情況,這家企業(yè)的副總經(jīng)理(主考官)對一位應(yīng)聘部門經(jīng)理的考生提問了這樣三個(gè)問題:
1.這個(gè)職位要帶領(lǐng)二十幾個(gè)人的隊(duì)伍,你認(rèn)為自己的領(lǐng)導(dǎo)能力如何?
2.你在團(tuán)隊(duì)工作方面表現(xiàn)如何?因?yàn)檫@個(gè)職位需要到處交流、溝通、你覺得自己的團(tuán)隊(duì)精神好嗎?
3.這個(gè)職位是新近設(shè)立的,壓力特別大,并且需要經(jīng)常出差,你覺得自己能適應(yīng)這種高壓力的工作狀況嗎?
候選人是這樣回答三個(gè)問題:第一個(gè)問題,我管理人員的能力非常強(qiáng);第二個(gè)問題,我的團(tuán)隊(duì)精神非常好;第三個(gè)問題,能適應(yīng),非常喜歡出差。
事實(shí)上,這位副總應(yīng)該設(shè)計(jì)開放式的問題,第一個(gè)問有沒有領(lǐng)導(dǎo)能力,第二個(gè)是有沒有團(tuán)隊(duì)精神。第三個(gè)問題能不能承受巨大的工作壓力。但是都錯(cuò)誤地采用了封閉式提問的方式進(jìn)行提問,而候選人在詢問的問題中很容易就知道他想聽到的答案是什么,實(shí)際上這是面試中最大的忌諱,而且肯定無法得到正確的答案。
二、應(yīng)對的策略
(一) 對面試人員進(jìn)行培訓(xùn)
許多人認(rèn)為,一個(gè)稱職的面試人員是通過經(jīng)驗(yàn)的積累而產(chǎn)生的。但是,在有經(jīng)驗(yàn)的面試人員之間,對面試結(jié)果也常常會出現(xiàn)爭議,突出表現(xiàn)了對面試結(jié)果的不一致性和主觀性,而對面試人員進(jìn)行培訓(xùn)是減少偏差的有效途徑。
對面試人員的培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在:改善受訓(xùn)人員的提問技巧、面試的組織、提供支持、建立和諧的相互關(guān)系、傾聽的技巧以及掌握相關(guān)資料的能力,各種實(shí)踐手段、討論、演示、反饋能力的培訓(xùn)。經(jīng)過培訓(xùn)后,可以把這些差異限制在最低的程度,從而使偏見和誤差出現(xiàn)的可能性降到最小。
(二) 對面試結(jié)果進(jìn)行評估
面試結(jié)果的評估環(huán)節(jié),在許多企業(yè)招聘中往往被忽視,沒有引起足夠的重視。對面試結(jié)果的評估,可以反映出考官評分的失常情況,面試中有無違反程序、主考官發(fā)揮失常等情況。評估工作是由專門人員(評分員)匯總考官組的評分與評價(jià),通過面試匯總表來進(jìn)行(見表2 )。
以"綜合分析能力(W1)"為例,首先將7名考官的評分抄錄在相應(yīng)空格中,然后將最高分9.5填在"扣最高分"對應(yīng)的空格中,同理將最低分8.0填在"扣最低分"對應(yīng)的空格中,然后計(jì)算出另外5個(gè)得分的算術(shù)平均分,并將結(jié)果8.8填在"綜合得分"對應(yīng)的空格中。所有要素的綜合得分都計(jì)算出來后,根據(jù)總分欄中的公式"W1×0.18+ W2×0.15+ W3×0.11+ W4×0.13+ W5×0.15+ W6×0.12+ W7×0.8+ W8×0.8"算出的加權(quán)和"86.75"即為該考生的最終得分。這一過程也可以通過編制好的計(jì)算機(jī)程序?qū)崿F(xiàn)。
(三) 對面試人員進(jìn)行專業(yè)分工
參與面試的人員包括:人力資源部的人員、用人部門的人員,有時(shí)還需要有顧問專家的加入。人力資源部的人員負(fù)責(zé)主持面試,控制時(shí)間,并負(fù)責(zé)某些問題的提問、考察和答疑,如工作期望、求職動(dòng)機(jī)、薪資要求、用工政策、工作/學(xué)習(xí)經(jīng)歷等一般事項(xiàng)的考察;用人部門的人員負(fù)責(zé)技能、知識,工作經(jīng)驗(yàn)等專業(yè)業(yè)務(wù)方面的考察;顧問專家則從專業(yè)的角度對應(yīng)聘者進(jìn)行特殊項(xiàng)目的考察。
這樣的加權(quán)平均結(jié)果才能更準(zhǔn)確地反映出結(jié)果的專業(yè)性、客觀性、公正性。才能提高招聘工作的有效性,提高工作效率,降低人力資源工作的管理成本。
(四)對面試問題要善于進(jìn)行追問
在招聘面試中,應(yīng)聘者在回答問題時(shí),往往會避重就輕、言過其實(shí),為了獲得客觀、真實(shí)的信息,主考官要善于追問。一般使用STAR追問法。STAR是SITUATION(背景)、TASK(任務(wù))、ACTION(行動(dòng))和RESULT(結(jié)果)四個(gè)方面。
首先要了解應(yīng)聘者工作業(yè)績?nèi)〉玫谋尘?SITUATION)。通過不斷提問與工作業(yè)績有關(guān)的背景問題,可以全面了解該應(yīng)聘者取得優(yōu)秀業(yè)績的前提,從而獲知所取得的業(yè)績有多少是與應(yīng)聘者個(gè)人有關(guān),多少是和市場的狀況、行業(yè)的特點(diǎn)有關(guān)。其次,要詳細(xì)了解應(yīng)聘者為了完成業(yè)務(wù)工作,都有哪些工作任務(wù)(TASK),每項(xiàng)任務(wù)的具體內(nèi)容是什么樣的。通過這些可以了解應(yīng)聘者的工作經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn),以確定他所從事的工作與獲得的經(jīng)驗(yàn)是否適合現(xiàn)在所空缺的職位。第三,繼續(xù)了解該應(yīng)聘者為了完成這些任務(wù)所采取的行動(dòng)(ACTION),即了解他是如何完成工作的,都采取了哪些行動(dòng),所采取的行動(dòng)是如何幫助他完成工作的。通過這些,可以進(jìn)一步了解他的工作方式、思維方式和行為方式。最后,才來關(guān)注結(jié)果(RESULT),每項(xiàng)任務(wù)在采取了行動(dòng)之后的結(jié)果是什么,是好還是不好,好是因?yàn)槭裁?不好又是因?yàn)槭裁础?
這樣,通過STAR式發(fā)問的四個(gè)步驟,一步步將應(yīng)聘者的陳述引向深入,一步步挖掘出應(yīng)聘者潛在的信息,為企業(yè)更好的決策提供正確和全面的參考,既是對企業(yè)負(fù)責(zé)(招聘到合適的人才),也是對應(yīng)聘者負(fù)責(zé)(幫助他盡可能地展現(xiàn)自我,推銷自我),獲得一個(gè)雙贏的局面。
總之,只要企業(yè)人才招聘存在,面試就是不可或缺的環(huán)節(jié)。作為招聘的新技術(shù)、新方法的結(jié)構(gòu)化面試,在企業(yè)招聘過程中還會遇到各種各樣的問題,因此,對結(jié)構(gòu)化面試關(guān)注和研究也將成為一個(gè)不衰的話題。
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