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談?wù)勂髽I(yè)管理中的有效溝通
談?wù)勂髽I(yè)管理中的有效溝通 華為工業(yè)城中試部 王皓
摘要溝通是現(xiàn)代管理的一件有效工具。信息溝通是聯(lián)系企業(yè)共同目的和企業(yè)中有協(xié)作愿望的個人之間的橋梁。管理者最重要的功能是把企業(yè)的構(gòu)想、使命、期望與績效等信息準(zhǔn)確地傳遞到職工 ,并指引和帶領(lǐng)他們完成目標(biāo)。
實(shí)施有效的管理 ,是培養(yǎng)企業(yè)核心競爭能力的基礎(chǔ)。核心競爭能力是指企業(yè)的技能和競爭力的集合。從某種意義上說 ,企業(yè)是可以用來獲得特許市場地位的各種專門化資源的積累 ,是一種可持續(xù)的競爭優(yōu)勢。一個企業(yè)的歷史和經(jīng)歷、特點(diǎn)和文化、優(yōu)勢和能力對于企業(yè)的競爭力的形成至關(guān)重要。企業(yè)可以看成是具有不同實(shí)用性的各種資源的集合 ,管理的對象是各種資源。管理工作就是對各種資源進(jìn)行合理、有效的配置和利用。實(shí)施管理的過程 ,就是信息的傳遞與反饋的過程。作為企業(yè)的主體 ,人是一種極為特殊和重要的資源 ,是決定企業(yè)核心競爭力最根本的要素。一個企業(yè)的群體成員之間進(jìn)行交流包括相互在物質(zhì)上的幫助、支持和感情上的交流、溝通。人與人之間的信息交流就是溝通。信息的溝通是聯(lián)系企業(yè)共同目的和企業(yè)中有協(xié)作的個人之間的橋梁。如果沒有信息的溝通 ,企業(yè)的共同目的就難以為所有成員了解 ,也不能使協(xié)作的愿望變成協(xié)作的行動。溝通如果有效 ,則雙方會迅速得到準(zhǔn)確有用的信息 ;反之 ,有可能花費(fèi)了大量的時間 ,而得到的只是一些模糊甚至是錯誤的信息。管理者最重要的功能是把企業(yè)構(gòu)想、使命、期望與績效等信息準(zhǔn)確地傳遞到職工 ,并指引和帶領(lǐng)他們完成目標(biāo)。除了組織、策劃、計(jì)劃、控制以外 ,還需要在整個工作過程中對部下施加一種影響力 ,使他們不僅心甘情愿地服從 ,而且樂于工作 ,為實(shí)現(xiàn)本企業(yè)的目標(biāo)而努力。隨著信息溝通技術(shù)的不斷發(fā)展 ,企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)越來越向有利于信息溝通的方向發(fā)展 ,具有較少層次的扁平型組織結(jié)構(gòu)是現(xiàn)代企業(yè)管理的發(fā)展趨勢。工作人員在完成其工作的過程中 ,越來越多地依靠信息來驅(qū)動。這種趨勢顯示了向?qū)嶋H工作人員提供正確與及時信息的重要性。為了用分散的方式使決策更接近于客戶 ,企業(yè)內(nèi)部的信息流程也分散化 ,組織內(nèi)部的通信向下一直到最低的責(zé)任層 ,向上可到高級管理層 ,并橫向流通于企業(yè)的各個部門、各個群體之間。這些只是表現(xiàn)了對管理部門與職工之間有效的、雙向溝通系統(tǒng)的具體期望。積極與公開的溝通是克服改革不穩(wěn)定的良藥。企業(yè)環(huán)境變動越大 ,就越需要與員工進(jìn)行溝通 ,負(fù)責(zé)改革的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者就越要擴(kuò)大信息交流。人們普遍認(rèn)為 ,缺乏信息溝通是改革失敗的最根本的原因。因?yàn)樽陨隙碌膯蜗蚋母镆呀?jīng)行不通了 ,所以需要進(jìn)行的是雙向互動、相互促進(jìn)式的改革這就更需要員工的及早參與和真正的咨詢。而在這一過程中 ,往往要進(jìn)行大量的溝通 ,其中包括個人與個人之間的交流和溝通 ,個人與群體 (包括正式群體和非正式群體 )的交流與溝通 ,群體與群體之間的交流與溝通 ,正式與非正式的交流與溝通。
組織中的行為不僅是由個人構(gòu)成的 ,在很多情況下還表現(xiàn)為各種小群體的行為。為了有效地進(jìn)行組織管理 ,必須善于利用各處正式的或者非正式的群體進(jìn)行有效的溝通。在成功運(yùn)作的許多公司中 ,他們作出一項(xiàng)計(jì)劃或者決定方案等都是非常慎重的 ,沒有絲毫的輕率。在那些計(jì)劃、方案還未實(shí)施前 ,都要利用各種群體、依靠企業(yè)各部門參與討論 ,各類信息都要反復(fù)地進(jìn)行傳遞和反饋。這樣做就是為了保證計(jì)劃、方案等策略的正確合理性。這樣做看起來也許是很費(fèi)時間 ,但磨刀不誤砍柴工 ,如果一旦決定下來 ,公司所有負(fù)責(zé)的人員都會全身心地投入到實(shí)施中去 ,大有不達(dá)目標(biāo)不罷休的氣勢。這樣決定后的實(shí)施過程 ,往往是既快又能保證質(zhì)量和效果。值得注意的是 ,在利用群體進(jìn)行溝通時 ,有時由于群體過度追求凝聚力 ,往往會產(chǎn)生一種極端群體一致的情形 ,即由于群體過度追求凝聚力 ,往往會產(chǎn)生一種極端群體一致的情形 ,或稱之為群體思考。在群體思考中 ,人們喪失了分析、批判的能力 ,而是感情用事地采取一致的行動。作為領(lǐng)導(dǎo)者 ,應(yīng)該鼓勵群體中所有的成員對于各種決策、方案敢于懷疑和批評 ;領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該成為樂于接受批評的范例 ,應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)刂匾暫驮试S群體間的必要的沖突 ,防止無原則的團(tuán)結(jié)一致。
個別談話是組織中的領(lǐng)導(dǎo)者與個人、個人與個人之間進(jìn)行有效溝通最常見、最有效的方法之一。有些領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為 ,個別談話是一項(xiàng)輕而易舉的事 ,用著什么籌劃。但是從管理學(xué)的角度看來 ,個別談話乃是實(shí)施管理的一個過程 ,作為領(lǐng)導(dǎo)者是需要認(rèn)真對待的。因此 ,應(yīng)該事先明確個別談話的目的 ,將要討論的項(xiàng)目列出來 ,并確定有哪些問題是需要問的。同時 ,既然你準(zhǔn)備坦誠回答對方提出的任何問題 ,因此 ,你本身也不用怕提問題。前紐約市長柯奇每到一個地方都會問別人 :“我當(dāng)市長干得怎么樣 ?”他并不是每次都是得到肯定的答復(fù) ,但每個答復(fù)對他來說都是可貴的資料 ,使他能夠明了他的屬下在治理紐約市的政務(wù)方面 ,有哪些是對的 ,哪些是錯的。一個領(lǐng)導(dǎo)者在作個別談話時 ,可以問下列問題 :你對團(tuán)體哪些方面最感滿意 ?你對周圍環(huán)境哪些方面最感厭煩 ?你對團(tuán)體有什么改進(jìn)意見 ?團(tuán)體中現(xiàn)有的哪些政策、策略、分支機(jī)構(gòu)、制度或類似的事物應(yīng)該廢除 ?要采取何種計(jì)劃步驟 ?立刻廢除 ?明年廢除 ?還是五年中逐漸廢除 ?等等。依你的判斷 ,在這個團(tuán)體里誰最具創(chuàng)造才能、最樂于幫助別人和最肯合作 ?在這個團(tuán)體服務(wù) ,個人有什么目標(biāo) ?下一步喜歡在何處做何種工作 ?你自認(rèn)為自己最大的缺點(diǎn)是什么 ?目前你是否正在實(shí)施改進(jìn)自己的計(jì)劃 ?你認(rèn)為自己下一步是否有晉升的機(jī)會 ?在什么時間以內(nèi) ?我的領(lǐng)導(dǎo)方式和決定有哪些你最不滿意 ?最浪費(fèi)你時間的是哪三件事 ?你為團(tuán)體訂下了哪些目標(biāo) ?請?jiān)u價過去六個月中整個團(tuán)體、你所屬部門或你所領(lǐng)導(dǎo)的單位的績效。請指出最高和最低績效期間。請注意 ,上面所列出的問題 ,也許對你的團(tuán)體有些適用 ,有些不適用 ,所以在應(yīng)用時應(yīng)考慮到團(tuán)體的特性。有一位成功的領(lǐng)導(dǎo)人 ,他每次接管一個團(tuán)體后 ,都是用的同一種個別談話方式。他會問每個屬下 :“你的工作情形怎樣 ?有什么困難 ?我如何幫助你 ?我用什么辦法可以使你的工作輕松一些 ?”個別談話使屬下有機(jī)會暢所欲言 ,不必顧忌 ,更不會毫
無意義。只要你的個別談話運(yùn)用得正確 ,你可以發(fā)掘出屬下內(nèi)心深處許多你以前不知道的東西。你的屬下告訴你一些他的煩惱 ,你也可以借此機(jī)會平息一些傳聞和謠言。這也是你和屬下協(xié)商工作方式、共同訂立
工作目標(biāo)的大好機(jī)會。你應(yīng)用這種領(lǐng)導(dǎo)方法開展良好的個別談話 ,訓(xùn)練你的工作小組。
溝通是一門藝術(shù) ,它是自然科學(xué)和社會科學(xué)的混合體 ;溝通是現(xiàn)代管理的一種有效工具 ,用好了使你水到渠成 ,揮灑自如 ,但是用不好或是不會用 ,則會使你處處受制 ,窘困不堪 ;溝通更是一種技能 ,是一個“情商”高低的具體體現(xiàn) ,不論管理者還是普通員工 ,這種“情商”是比某些知識能力更為重要的能力。不斷提高我們的“溝通”水平 ,就能幫助我們在各自的奮斗道路上走得更快更穩(wěn)。
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