“樣板參照法”——項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的有效工具

“樣板參照法”——項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的有效工具 陳書勤   
 
    1、項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的概念和重要意義

    1）項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)及其建設(shè)的基本概念
    項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)是指本著共同的目標(biāo)、為了保障項(xiàng)目的有效協(xié)調(diào)實(shí)施而建立起來的管理組織，一般由項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員組成。
    項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)就是指將肩負(fù)項(xiàng)目管理使命的團(tuán)隊(duì)成員按照特定的模式組織起來，協(xié)調(diào)一致，以實(shí)現(xiàn)預(yù)期項(xiàng)目目標(biāo)的持續(xù)不斷的過程。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)一般要依次經(jīng)歷初創(chuàng)期、磨合期、規(guī)范期、成熟期和解散期等5個(gè)階段，基本上與項(xiàng)目的生命周期相同步。
    項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)是項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)成員的共同職責(zé)，團(tuán)隊(duì)建設(shè)過程中應(yīng)創(chuàng)造一種開放和自信的氣氛，使全體團(tuán)隊(duì)成員有統(tǒng)一感和使命感。實(shí)踐證明，團(tuán)隊(duì)成員的社會(huì)化將會(huì)促進(jìn)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，而且團(tuán)隊(duì)成員之間相互了解越深入，團(tuán)隊(duì)建設(shè)就越出色。項(xiàng)目經(jīng)理要確保團(tuán)隊(duì)成員間保持相互交流溝通，并為促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員間的社會(huì)化創(chuàng)造條件。團(tuán)隊(duì)成員也要主動(dòng)地創(chuàng)造條件加強(qiáng)溝通和融合。

    2）項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的基本行動(dòng)準(zhǔn)則
    項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)堅(jiān)持以下基本行動(dòng)準(zhǔn)則，實(shí)踐證明，這些都是保證項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，即：
    （1）以客戶為中心；（2）具有明確的目標(biāo)；（3）加強(qiáng)指導(dǎo)訓(xùn)誡；（4）建立公認(rèn)的約束條件；（5）形成相互交流溝通和召開有效會(huì)議的習(xí)慣；（6）保證職責(zé)分明、分工明確、責(zé)任清晰；（7）強(qiáng)化決策機(jī)制；（8）健全問題處理機(jī)制；（9）及時(shí)高效地反饋信息；（10）注重工作流程重塑；（11）加強(qiáng)學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)發(fā)展。

    3）項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的重要意義
    通過項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)就是要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)良好的氛圍與環(huán)境，使整個(gè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)都為實(shí)現(xiàn)共同的項(xiàng)目目標(biāo)而努力奮斗。通過項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)能夠：
    （1）使團(tuán)隊(duì)成員確立起明確的共同目標(biāo)，增強(qiáng)吸引力、感召力和戰(zhàn)斗力；
    （2）做到合理分工與協(xié)作，使每個(gè)成員明確自己的角色、權(quán)力、任務(wù)和職責(zé)，以及與其他成員之間的相互關(guān)系；
    （3）建立高度的凝聚力，使團(tuán)隊(duì)成員積極熱情地為項(xiàng)目成功付出必要的時(shí)間和努力；
    （4）加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員之間的相互信任，促使成員間相互關(guān)心，彼此認(rèn)同；
    （5）實(shí)現(xiàn)成員間有效的溝通，形成開放、坦誠的溝通氣氛。

    2、“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”的基本原理

    1）“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”的基本概念
    “樣板參照法”的概念可溯源至20世紀(jì)70年代末至80年代初，當(dāng)時(shí)美國的施樂復(fù)印機(jī)公司發(fā)現(xiàn)日本理光、佳能等新興辦公自動(dòng)化產(chǎn)品公司所出產(chǎn)的同功能產(chǎn)品的價(jià)格遠(yuǎn)低于施樂產(chǎn)品，迫使施樂原先在全球近85％的市場占有率驟降至30％以下。在行業(yè)競爭調(diào)研中，施樂公司沒有簡單地以壓低原材料及產(chǎn)品價(jià)格來解決問題，而是派出精干的考察團(tuán)去日本探訪取經(jīng)，試圖通過對(duì)日本廠商從原材料供應(yīng)到生產(chǎn)制造的全過程的了解，找到一個(gè)“參照點(diǎn)”，以明確自己的差距，進(jìn)而制定切實(shí)有效的整改方案。施樂通過“樣板參照”活動(dòng)，使質(zhì)量問題減少了2／3，制造成本降低了l／2，生產(chǎn)周期縮短了2／3，勞動(dòng)生產(chǎn)率提高了近50%。從根本上改變了被動(dòng)的局面。這種由施樂公司率先采用并迅速風(fēng)靡全球的績效改善優(yōu)化活動(dòng)就是“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”。
    因此，“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”就是企業(yè)通過對(duì)本行業(yè)中的領(lǐng)先團(tuán)隊(duì)的最佳績效和最優(yōu)經(jīng)營管理進(jìn)行探究，并以之為仿效的標(biāo)準(zhǔn)或參照，通過資料收集、分析比較、跟蹤學(xué)習(xí)等一系列的規(guī)范化的程序，改進(jìn)績效，最終趕超競爭對(duì)手，成為市場中的領(lǐng)先者的一種系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)方法與流程。運(yùn)用“樣本參照法”進(jìn)行的活動(dòng)稱為“樣本參照”。

    2）“樣板參照法”是適用于項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的最佳學(xué)習(xí)方法
    在世界進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織已成為組織生存和持續(xù)發(fā)展的迫切需要。對(duì)于項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)組織來講，也同樣需要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)理論和實(shí)踐雙方面的學(xué)習(xí)。
    團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)是提高團(tuán)隊(duì)成員互相配合、整體搭配與實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的能力的學(xué)習(xí)活動(dòng)及其過程。通過不斷學(xué)習(xí)使團(tuán)隊(duì)整體產(chǎn)生出色的成果，個(gè)別成員成長的速度也比其他的學(xué)習(xí)方式更快。當(dāng)需要深思復(fù)雜的問題時(shí)，團(tuán)隊(duì)必須學(xué)習(xí)如何濃縮出高于個(gè)人智慧的團(tuán)隊(duì)智慧；當(dāng)需要具有創(chuàng)新性而又協(xié)調(diào)一致的行動(dòng)時(shí)，團(tuán)隊(duì)能創(chuàng)造出一種“運(yùn)作上的默契”。使團(tuán)隊(duì)成員既有自我發(fā)揮的空間，又能互相配合、協(xié)調(diào)一致。在理論學(xué)習(xí)方面，團(tuán)隊(duì)常用“真誠交談”與“討論”這兩種不同的團(tuán)隊(duì)交談方式。
    毋庸置疑，除了理論學(xué)習(xí)之外，通過實(shí)踐進(jìn)行學(xué)習(xí)也是一項(xiàng)極其重要的團(tuán)隊(duì)素質(zhì)修煉，從某種意義上來講甚至重于理論學(xué)習(xí)，而“樣板參照法”正是一種適合于項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的通過實(shí)踐進(jìn)行學(xué)習(xí)的最佳方法，從前述可知，雖然該法最早應(yīng)用于企業(yè)組織的學(xué)習(xí)，但是實(shí)踐證明項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)采用此法也同樣會(huì)極大地提高其競爭力，有助于項(xiàng)目的順利完成。

    3）“樣板參照”的基本分類
    按“樣板參照”對(duì)象所處的領(lǐng)域?qū)⑵鋭澐譃閮?nèi)部、競爭、行業(yè)以及最優(yōu)等4種類型：
    （1）內(nèi)部“樣板參照”：是以本項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部某樣板作為“樣板參照”的對(duì)象。是最簡單且最基本的“樣板參照”。一方面在項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部尋找效果最佳的職能或操作為參照“樣板”，其他職能或操作可通過向“樣板”學(xué)習(xí)進(jìn)而改進(jìn)自身的績效。另一方面也可明確項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)自身優(yōu)勢(shì)及缺陷；明確的優(yōu)勢(shì)將會(huì)吸引更多的外部項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)相互進(jìn)行“樣板參照”，對(duì)于無任何優(yōu)點(diǎn)的無名團(tuán)隊(duì)絕對(duì)難以找到外部“樣板參照”伙伴。
    （2）競爭“樣板參照”：是以競爭對(duì)手為“樣板參照”對(duì)象。將自身的業(yè)務(wù)過程與那些與自己有同樣市場，具有競爭性產(chǎn)品、服務(wù)或過程的優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)相比較，從而學(xué)習(xí)競爭對(duì)手的優(yōu)點(diǎn)。競爭“樣板參照”的情報(bào)很難獲得，一般可通過公共信息渠道或者利用內(nèi)部“樣板參照”將自己的優(yōu)勢(shì)與競爭對(duì)手共享從而享有對(duì)手的優(yōu)勢(shì)過程。比如同行企業(yè)共建“樣板參照”俱樂部，成員間即可共享信息。也有利用商業(yè)間諜方法非法謀取“樣板參照”的。
    （3）行業(yè)“樣板參照”：是以與本項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)相關(guān)的行業(yè)中的優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)為“樣板參照”對(duì)象。由于行業(yè)“樣板參照”削減了競爭性因素，因此較容易實(shí)現(xiàn)信息共享。
    （4）最優(yōu)“樣板參照”：是指在選擇“樣板參照”對(duì)象時(shí)，不管對(duì)象間在業(yè)務(wù)、產(chǎn)品等方面的相同或相似，而將“樣板參照”的注意力聚焦于工作過程，只要其處理業(yè)務(wù)過程相似且具有優(yōu)勢(shì)地位就可以作為學(xué)習(xí)的對(duì)象。
    項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在進(jìn)行“樣板參照”時(shí)，往往內(nèi)部“樣板參照”是首先要做的，這也是其他“樣板參照”的先行基礎(chǔ)，但只進(jìn)行內(nèi)部“樣板參照”易導(dǎo)致“內(nèi)視”而變成“井中之蛙”，因此還必須進(jìn)行“外向型”的其他三種“樣板參照”，以確保項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的最優(yōu)化。

    4）采用“樣板參照法”加強(qiáng)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義
    在激烈的市場競爭中，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)采用“樣板參照法”的現(xiàn)實(shí)意義是：
    （1）“樣板參照”能科學(xué)地評(píng)價(jià)項(xiàng)目管理績效：“樣板參照”是一個(gè)科學(xué)地辨別最優(yōu)項(xiàng)目實(shí)踐并仿效學(xué)習(xí)的過程。通過評(píng)價(jià)，使本團(tuán)隊(duì)明了與其他項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)相比所處的位置，處于優(yōu)勢(shì)的其他項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)可以顯現(xiàn)出本項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)存在的問題以及相應(yīng)的解決方法。
    （2）“樣板參照”建立了項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)趕超的對(duì)象：“樣板參照”的一個(gè)核心就是在現(xiàn)實(shí)中找出優(yōu)于自己或局部占有優(yōu)勢(shì)的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，并參照其進(jìn)行本項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的優(yōu)化活動(dòng)并爭取趕超這些優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)。
    （3）“樣板參照”促進(jìn)品質(zhì)提高、成本降低和績效改善：“樣板參照”不只是明確自己位置，確定趕超對(duì)象的過程，更主要是通過將自己的業(yè)務(wù)流程與趕超對(duì)象的相比較，通過取長補(bǔ)短，重新優(yōu)化自己的業(yè)務(wù)流程，促使品質(zhì)、成本和績效改善，以處于競爭領(lǐng)先的過程。
    （4）“樣板參照”是一種學(xué)習(xí)的方法：要使項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)不斷發(fā)展壯大，建立學(xué)習(xí)型的團(tuán)隊(duì)是非常重要的。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)方法多種多樣，而“樣板參照”就是其中之一�！皹影鍏⒄铡钡某绦�?qū)嶋H上引導(dǎo)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)明了“向誰學(xué)”和“怎樣學(xué)”等問題。
    （5）“樣板參照”有利于形成外向型的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)文化：“樣板參照”是在市場中尋找那些最佳的滿足用戶的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)并以之為榜樣的過程，堅(jiān)持“樣板參照”，有利于克服視野狹窄的內(nèi)向型文化，逐步形成面向市場和未來的外向型項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)文化。
    （6）“樣板參照”可提高團(tuán)隊(duì)成員的工作滿足感：在“樣板參照”過程中，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的“樣板參照”對(duì)象及其外部的“樣板參照”伙伴形成同盟，共享“樣板參照”獲得的方法以及成功和失敗經(jīng)驗(yàn)，從而使團(tuán)隊(duì)成員視野開闊并產(chǎn)生較高的工作滿足感。

    3、“樣板參照法”的實(shí)施步驟、阻力以及成功因素

    1）“樣板參照”的步驟或流程
    項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)中實(shí)施“樣板參照”的一般步驟如下：
    （1）制定“樣板參照”計(jì)劃：主要包括①明確項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)實(shí)施“樣板參照”的目的；②選擇“樣板參照”對(duì)象；③明確“樣板參照”伙伴生產(chǎn)的各種產(chǎn)品；④測(cè)算預(yù)期效益；⑤以客戶為導(dǎo)向，明確顧客的期望；⑥最后詳列出與“樣板參照”成功有關(guān)的諸因素。
    （2）成立“樣板參照”小組：由來自項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)各個(gè)小組的人員組成“樣板參照”小組，小組人員之間應(yīng)相互協(xié)作以保證“樣板參照”的成功。該小組包括三類人員，即①組長——負(fù)責(zé)“樣板參照”活動(dòng)善始善終進(jìn)行；②預(yù)備人員——完成細(xì)致的分析工作；③訪問人員——完成到“樣板參照”伙伴處的訪問。
    （3）進(jìn)行信息收集：該階段包括對(duì)與優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)即“樣板參照”伙伴的最優(yōu)實(shí)踐及效果相關(guān)的信息的收集工作。但必須建立在對(duì)自己項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)的情報(bào)先進(jìn)行分析整理的基礎(chǔ)之上，以確保有目的地選擇優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)。另外，在信息收集中實(shí)地訪問是不可忽視的一環(huán)，只有實(shí)地訪問才有可能對(duì)優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)作一個(gè)透徹的了解。
    （4）分析自身差距：明確自己項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)與優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的相對(duì)差距，一方面明確兩個(gè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在運(yùn)行上的差距，另一方面明確造成差距的根本原因。
    （5）制定整改措施：這一過程決定項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)做哪些改進(jìn)活動(dòng)以便超越優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，制定詳細(xì)的措施和計(jì)劃方案。一般包括以下幾項(xiàng)工作，即①對(duì)于與項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)績效有關(guān)的變量如成本、質(zhì)量、工期等等的測(cè)量；②決定“樣板參照”活動(dòng)要達(dá)到的績效水平及如何達(dá)到此水平；③制定并實(shí)施改進(jìn)績效計(jì)劃。
    （6）采取改進(jìn)行動(dòng)：在組長或項(xiàng)目經(jīng)理帶領(lǐng)下，齊心協(xié)力將整改措施付諸行動(dòng)。

    2）“樣板參照法”實(shí)施的阻力
    項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)中，實(shí)施“樣板參照”活動(dòng)過程中常遇的各種阻力如下：
    （1）心態(tài)上：驕傲自大不承認(rèn)自己存在缺陷，不向他人學(xué)習(xí)，視“樣板參照”多余。
    （2）心理上：怕暴露自己的缺陷。為了掩蓋自己的不足而拒絕“樣板參照”活動(dòng)。
    （3）習(xí)慣上：懼怕對(duì)不合理但順手的工作過程或方法的改變，表現(xiàn)出消極抵觸。
    （4）行動(dòng)上：“難”字當(dāng)頭，縮手束腳，畏葸不前。
    （5）成本上：項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)識(shí)不清，要么不愿投資，要么投資失控，走向兩個(gè)極端。

    3）“樣板參照法”實(shí)施的成功要素分析
    項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)中保證“樣板參照”實(shí)施成功的要素如下：
    （1）以客戶為中心：自始至終堅(jiān)持“滿足顧客需要至上”的宗旨，以顧客的需要作為“樣板參照”的導(dǎo)向，用“是否令顧客滿意”作為衡量過程優(yōu)化的唯一標(biāo)準(zhǔn)。
    （2）以過程為導(dǎo)向：盡管通過測(cè)量使項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)明確了自身與優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的績效差距，但進(jìn)行“樣板參照”主要是要分析導(dǎo)致績效差距的操作過程使兩個(gè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)之間有何不同，通過過程的優(yōu)化達(dá)到在績效方面超越對(duì)手。
    （3）確保整體利益至上：實(shí)踐證明“樣板參照”對(duì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)整體利益有貢獻(xiàn)，各部門及人員必須積極實(shí)施服務(wù)于團(tuán)隊(duì)整體利益的“樣板參照”。
    （4）樹立開放思想：項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)中的每一個(gè)成員要拋棄唯我獨(dú)尊的觀點(diǎn)，不固步自封；采取“外向型”思維，積極吸取本團(tuán)隊(duì)外部的先進(jìn)操作過程與方法。
    （5）實(shí)現(xiàn)信息共享：與“樣板參照”伙伴共享信息使得參加“樣板參照”的伙伴項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)能互相受益，這對(duì)于項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)及國家都是有益的。
    （6）保證全員參與：“樣板參照”活動(dòng)涉及項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)，因此要使全體隊(duì)員都參加到“樣板參照”活動(dòng)之中，了解“樣板參照”的概念、程序、重要性及具體參與“樣板參照”活動(dòng)，也即“樣板參照”要全員化。
    （7）堅(jiān)持“樣板參照”：市場在不斷發(fā)展變化，要想在市場中常勝不敗，就必須使“樣板參照”活動(dòng)程序化、制度化、日�；�、規(guī)范化、持久化，避免走過場式的學(xué)習(xí)方式。 

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　　 企業(yè)家企不分，只能造就出家長，卻不能造就出企業(yè)家　

　　經(jīng)濟(jì)學(xué)家與企業(yè)家看家族式管理是兩個(gè)不同角度　

　　越來越多年輕、高素質(zhì)的職業(yè)經(jīng)理人正在崛起　

　　要營造培育職業(yè)經(jīng)理人批量成長的制度和土壤　

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