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如何管理應收帳款
如何管理應收帳款 面對日益激烈的市場競爭，安全、有效的管理應收帳款是企業(yè)在發(fā)展過程中必須具備的條件。本文從四個角度出發(fā)，和大家一起討論在日常銷售過程中如何管理應收帳款。 銷售、財務的監(jiān)管 一、 在銷售合同中明確各項條款 在與經(jīng)銷商簽訂銷售合同時，要注意以下事項，以避免日后處理應收帳款時與經(jīng)銷商產(chǎn)生分歧而帶來經(jīng)營風險： 1、 明確各項交易條件，如：價格、付款方式、付款日期、運輸情況等；
2、 明確雙方的權利和違約責任；
3、 確定合同期限，合同結束后視情況再行簽訂；
4、 加蓋經(jīng)銷商的合同專用章（避免個體行為的私章或簽字）； 二、 定期的財務對帳 財務要形成定期的對帳制度，每隔三個月或半年就必須同經(jīng)銷商核對一次帳目，以下幾種情況容易造成單據(jù)、金額等方面的誤差，廠家要尤為重視： 1、 產(chǎn)品結構為多品種、多規(guī)格；
2、 產(chǎn)品的回款期限不同，或因經(jīng)營條件的不同而同種產(chǎn)品回款期限不同；
3、 產(chǎn)品出現(xiàn)平調、退貨、換貨時；
4、 經(jīng)銷商不能夠按單對單（銷售單據(jù)或發(fā)票）回款；
5、 要主動拒絕用貨款墊支其它款項（客戶返利、破損產(chǎn)品貨款、廣告款、終端銷售推廣費用等）； 以上情況會給應收帳款的管理帶來困難，因此要制訂一套規(guī)范的、定期的對帳制度，避免雙方財務上的差距像滾雪球一樣越滾越大，而造成呆、死帳現(xiàn)象，同時對帳之后要形成具有法律效應的文書，而不是口頭承諾。 三、 對產(chǎn)品鋪貨率的正確理解 如果產(chǎn)品鋪貨率提高，會增加銷售機會(提高了消費者的購買便利性)，但應收帳款和經(jīng)營風險也同時增加；如果降低鋪貨率，經(jīng)營風險雖然降低了，但達不到規(guī)模銷售的目標。所以正確、合理的解決產(chǎn)品鋪貨率問題，對降低應收帳款，保證貨款的安全性是有幫助的。因此我們建議在產(chǎn)品不同銷售階段、或根據(jù)產(chǎn)品不同的銷售策略、或根據(jù)市場推廣的強弱勢而采取不同的產(chǎn)品鋪貨政策。 四、 減少賒銷、代銷運作方式 銷售人員為了迅速占領市場，或為了完成銷售目標而采取賒銷、代銷的運作模式。這種銷售模式是經(jīng)銷商拖欠應收貨款的土壤，并極易造成呆、死帳的出現(xiàn)。我們要制訂相應的銷售獎勵政策，鼓勵經(jīng)銷商采取購銷、現(xiàn)款現(xiàn)貨等方式合作，盡量減少賒銷、代銷的方式。 五、 制定合理的激勵政策 我們在制定營銷政策時，要將應收帳款的管理納入對銷售人員考核的項目之中，即個人利益不僅要和銷售、回款業(yè)績掛鉤，也要和應收帳款的管理聯(lián)系在一起，制訂合理的應收帳款獎罰條例，使應收帳款處在合理、安全的范圍之內。 六、 建立信用評定、審核制度 在實際工作中，真正能夠做到現(xiàn)款現(xiàn)貨的經(jīng)銷商很少，我們要建立信用評定、審核制度，對不同的經(jīng)銷商給予不同的信用額度和期限（一般為半年）。對經(jīng)銷商的信用管理要采取動態(tài)的管理辦法，即每半年根據(jù)前期合作情況，對經(jīng)銷商的信用情況重新評定。 經(jīng)銷商的監(jiān)管 一、 建立完善的經(jīng)銷商開戶制度 當廠家開拓新的市場或對目標市場進行細分時，對經(jīng)銷商選擇時進行充分、科學的評估是必要的，這不僅為將來的銷售尋找一個合作伙伴，同時也降低了日益激烈的市場競爭所帶來的經(jīng)營風險。當我們面對著“買方市場”這個實際情況時，這是一個事半功倍的工作。 因此，合作前對經(jīng)銷商進行評估就顯得尤為重要。評估的內容應包括： 1、 經(jīng)銷商的資信狀況； 包括：企業(yè)發(fā)展狀況、在行業(yè)中的口碑、歷史交易記錄、在銷售通路中上、下游的評價等。 2、 經(jīng)銷商的財務狀況； 包括：企業(yè)的性質、注冊資金、資金來源、固定資產(chǎn)、流動資金、企業(yè)欠債情況、還債能力、經(jīng)銷商應收帳款等。 3、 經(jīng)銷商的經(jīng)營狀況； 包括：公司發(fā)展方向、負責人經(jīng)營理念、主營銷售渠道、是否有本行業(yè)的經(jīng)驗、是否有經(jīng)銷競爭產(chǎn)品、是否有代理暢銷產(chǎn)品、銷售隊伍、銷售規(guī)模、倉儲、物流配送系統(tǒng)等。 4、 負責人的個人資料； 包括：社會地位、家庭背景、個人背景、家庭成員、婚姻狀況、個人愛好、不良嗜好等。 二、 對已合作經(jīng)銷商的監(jiān)管： 1、 強化經(jīng)銷商的回款意識； 經(jīng)銷商在處理應付帳款時，會根據(jù)以下的原則而選擇先后支付順序： a、 對經(jīng)銷商利潤貢獻的多少； b、 代理產(chǎn)品銷售金額的多少 c、 代理產(chǎn)品在經(jīng)銷商心目中的地位； d、 客情關系的維護程度； e、 廠家對貨款管理的松、緊程度； 要經(jīng)常性地強化經(jīng)銷商的回款意識，將本公司的付款順序排列在前面，成為經(jīng)銷商的第一付款順序是我們的目標和努力方向。 2、 控制發(fā)貨以減少應收帳款； 按照經(jīng)銷商實際的經(jīng)營情況，采用“多批少量”的方法可以有效地控制應收帳款。根據(jù)個人以往經(jīng)驗，以每月發(fā)貨1～2次為宜，即每次發(fā)貨量為經(jīng)銷商15～30日的銷售量。 3、 適當?shù)耐反黉N以減少應收帳款； 根據(jù)20／80原則，對于20％這部分重點客戶的應收帳款的管理，是應收款管理的重中之重。實行通路促銷政策，可以有效地降低廠家的應收帳款。但此種方式應謹慎使用，不宜過瀕（一年一次為宜）。同時建議：在年中以通路促銷為條件、在年末以年終返利為條件促使重點大客戶降低應收帳款。 4、 建立經(jīng)銷商的庫存管理制度； 通過對經(jīng)銷商庫存的動態(tài)管理（銷售頻率、銷售數(shù)量、銷售通路、覆蓋區(qū)域等），及時了解經(jīng)銷商的經(jīng)營狀況，保證銷售的正常運轉，有效地控制應收帳款。 三、 經(jīng)銷商發(fā)生欠款的危險信號： 在日常經(jīng)營、管理中，經(jīng)銷商出現(xiàn)的一些信息，對廠家貨款的安全性是有警示作用的。如： 1. 辦公地點由高檔向低檔搬遷；
2. 頻繁轉換管理層、業(yè)務人員，公司離職人員增加；
3. 受到其他公司的法律訴訟；
4. 公司財務人員經(jīng)常性的回避；
5. 付款比過去延遲；經(jīng)常超出最后期限；
6. 多次破壞付款承諾；
7. 經(jīng)常找不到公司負責人；
8. 公司負責人發(fā)生意外；
9. 公司決策層存在較嚴重的內部矛盾，未來發(fā)展方向不明確。
10. 公司有其他的不明確贏利的投資（投機）如：股票、期貨等；
11. 不正常的不回復電話；
12. 開出大量的期票；
13. 銀行退票（理由：余款不足）；
14. 應收帳款過多，資金回籠困難；
15. 轉換銀行過于頻繁；
16. 以低價拋售商品（低于供貨商底價）
17. 突然下過大的定單（遠遠超出所在區(qū)域的銷售能力）；
18. 發(fā)展過快（管理、經(jīng)營不能同步發(fā)展）； 當經(jīng)銷商出現(xiàn)以上危險信息時，廠家采取果斷、迅速的應變措施，可以降低應收帳款的回收風險。 銷售人員的監(jiān)管 一、 加強銷售人員的原則性： 在實際的銷售管理過程中，我們會感覺到銷售人員總是幫助經(jīng)銷商向廠家索要更多的利益。銷售人員如何處理廠家與經(jīng)銷商的關系是一個重要的課題。我們經(jīng)常聽到：“廠家和經(jīng)銷商要達到共贏”，可是要真正做到這一點談何容易。所以銷售人員在同經(jīng)銷商維持良好的客情關系的同時，一定要加強他們的原則性，也就是銷售人員的同情心和職業(yè)道德之間的關系，不折不扣的執(zhí)行公司制定的銷售政策（應收帳款管理）。 二、 加強銷售人員的回款意識： 我們應該銷售人員培養(yǎng)成良好的習慣：貨款回收期限前一周，電話通知或拜訪負責人，預知其結款日期；期限前三天確定結款日期，如自己不能如約應通知對方自己的某一位同事會前往處理，如對方不能如約應建議對方授權其他人跟進此款；在結款日一定按時前往拜訪。 1、 因為時間是欠款者的保護傘，時間越長，追收成功率越低： 拖欠時間（月） 1 2 3 6 9 12 24
成功率（％） 93 85 73 57 42 25 13
2、 最后收款期限
a、 客戶拖欠之日數(shù)，不應超過回款期限的1/3；如超過，應馬上采取行動追討； b、 如期限是30天，最后收款期限不能超過40天； c、 如期限是60天，最后收款期限不能超過80天； d、 如果不馬上追討，相當于將回款的機會讓給別的公司，同時本公司的經(jīng)營風險就相應的提高。 三、 加強銷售人員終端管理、維護能力： 建立一套行之有效的終端維護的管理辦法，不僅可以降低經(jīng)銷商的經(jīng)營風險，確保廠家貨款的安全；同時也可以提升銷售業(yè)績，提高公司形象、產(chǎn)品形象在經(jīng)銷商中的地位，這對及時清欠應收帳款都是有益的。 我們要記�。� 要確保廠方的銷售回款，就要確保經(jīng)銷商的銷售回款。 要廠家的生意提高，就要確保經(jīng)銷商的生意。 四、 提高銷售人員追款技巧： 銷售人員在成功追收帳款中扮演著很重要的角色，在日常工作中要加強銷售人員在這方面的培訓： 1. 運用常識；
2. 追討函件；
3. 豐富、完善的客戶資料檔案；
4. 讓對方寫下支付欠款的承諾函件，并加蓋公章；
5. 與負責人直接接觸；
6. 錄音；
7. 向警方求助；
8. 謹慎從事；
9. 豐富自己財務、銀行等方面的知識。如：支票、電匯、匯票、承兌匯票、退票等。 五、 零售終端經(jīng)營不善的危險信號： 在日常拜訪中，檢查零售終端的經(jīng)營狀況是終端代表重要工作之一，當終端出現(xiàn)下列狀況時，我們就要特別的謹慎，應及時將此信息通報給經(jīng)銷商，避免經(jīng)銷商的經(jīng)營損失： 1. 正常的營運費用無法支付（如：房租、水電、工資）；
2. 商場負責人無正當理由的突然失蹤；
3. 商場業(yè)務人員的頻繁更換；
4. 商品大打折扣（低于供應商的底價）；
5. 頻繁的有商家退出經(jīng)營；
6. 貨架出現(xiàn)大量的空位；
7. 大量使用禮品劵，抵供應商的貨款；
8. 大量的無法兌付的空頭支票；
9. 不正常的盤點；
10. 商場沒有人氣； 成功追收應付帳款 一、 應收帳款的處理方法 1. 銷售資料（收貨單據(jù)、發(fā)票等）是否齊備？內容是否準確無誤？ 2. 準時給予文件；其實越早給經(jīng)銷商發(fā)票，貨款回收可能越早，同時要確認經(jīng)銷商收到發(fā)票； 3. 完善客戶跟進制度：客戶接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開誠布公的溝通，被拖欠的機會越低； 4. 定期探訪：如客戶到期付款，應按時上門收款，或電話催收；即使是過期一天，也應馬上追收，不 應有等待的心理； 5. 建立形象：客戶是需要教育的，一定要給予客戶一個正確的觀念：我們對所有欠款都是非常嚴肅的，是不能夠容忍被拖欠的； 6. 服務精神：認同及理解客戶的困難和投訴，同時可以利用自身的優(yōu)勢幫助客戶解決困難； 7. 技巧訓練：追收欠款是需要技巧的，如：電話技巧、上門拜訪技巧；同時應了解客戶的經(jīng)營狀況、財務狀況、個人背景等資料； 二、 已被拖欠款項的處理方法 1. 文件：檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備； 2. 收集資料：要求客戶提供拖欠款項的原因，并收集資料以證明其正確性；
3. 追討文件：建立帳款催收制度。根據(jù)情況發(fā)展的不同，建立三種不同程度的追討文件――預告、警告、律師信，按情況及時發(fā)出；
4. 最后期限：要求客戶了解最后的期限以及其后果，讓客戶了解最后期限的含義； 5. 行動升級：將欠款交予較高級的管理人員處理，將壓力提升；
6. 假起訴：成立公司內部的法律部，以法律部的名義發(fā)出追討函件，警告容忍已經(jīng)到最后期限； 7. 調節(jié)：使用分期付款、罰息、停止數(shù)期等手段分期收回欠款； 8. 要求協(xié)助：使用法律維護自己的利益。 三、 對于呆/死帳的處理方法： 1. 折讓
2. 收回貨物
3. 處理抵押品
4. 尋求法律協(xié)助
5. 訴訟保全
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