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圖書館文獻(xiàn)詢價(jià)采購方案綜合評價(jià)的遞階優(yōu)選——層次分析組合法
圖書館文獻(xiàn)詢價(jià)采購方案綜合評價(jià)的遞階優(yōu)選——層次分析組合法 【內(nèi)容提要】在分析圖書館文獻(xiàn)采購現(xiàn)存主要問題和影響因素的基礎(chǔ)上,提出文獻(xiàn)詢價(jià)采購的遞階優(yōu)選—層次分析組合法,將定性分析與定量評價(jià)相結(jié)合,探討優(yōu)選文獻(xiàn)采購代理商及其采購方案的新途徑。 【摘 要 題】實(shí)踐研究 . 【關(guān) 鍵 詞】文獻(xiàn)詢價(jià)采購/關(guān)鍵要素/綜合評價(jià)/遞階優(yōu)選-層次分析組合法 1 文獻(xiàn)采購方案評價(jià)中存在的主要問題 圖書館文獻(xiàn)采購人員以往在選擇代理書商時(shí),多數(shù)是憑經(jīng)驗(yàn)出發(fā),主要考慮書商的優(yōu)惠政策、訂到率和信譽(yù)程度,至于其他一些評價(jià)因素則很少考慮,一旦選定某一書商則往往長期不變。在市場經(jīng)濟(jì)條件下,如何科學(xué)合理地確定文獻(xiàn)采購方案,是采購人員所面臨的首要問題。 信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,使得各種載體類型的文獻(xiàn)大量涌現(xiàn)。圖書館文獻(xiàn)信息資源的結(jié)構(gòu)和成分正在發(fā)生巨大變化,形成了集圖書、期刊、電子出版物、光盤數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)信息資源為一體的多元化館藏格局。面對用戶信息需求日益多樣化、圖書館經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重短缺、文獻(xiàn)價(jià)格飛漲等情況,采購人員如何利用有限的資金最大限度地滿足用戶需求,怎樣綜合考慮各種不確定的復(fù)雜因素,選擇更為合適的書商,如何經(jīng)濟(jì)合理地搞好每一次文獻(xiàn)采購活動,是采訪人員必須面對的第二個問題。 隨著市場經(jīng)濟(jì)及電子商務(wù)環(huán)境的不斷優(yōu)化,圖書館文獻(xiàn)詢價(jià)采購應(yīng)運(yùn)而生。然而,文獻(xiàn)詢價(jià)采購或投標(biāo)方案評判的不確定性因素較多,采用人工法分析評價(jià)較為繁雜。如何利用計(jì)算機(jī)和數(shù)學(xué)建模技術(shù)來科學(xué)高效地進(jìn)行綜合評價(jià),將傳統(tǒng)的定性分析變?yōu)槎吭u價(jià),優(yōu)選出投標(biāo)書商或訂購方案,是采購人員應(yīng)認(rèn)真思考的第三個問題。 2 文獻(xiàn)詢價(jià)采購的遞階優(yōu)選—層次分析組合法 文獻(xiàn)詢價(jià)采購方案的評判參數(shù)具有模糊性和復(fù)雜性,必須遵循宏觀評判(定性)、定量排序(定量)和綜合分析(再定性)的辨證思路開展綜合評價(jià)。分析表明,評判參數(shù)中的某些參數(shù)在方案優(yōu)選過程中起著關(guān)鍵性控制作用,也就是說,其具有一票否決的作用。這就要求在具體評價(jià)過程中,首先對各方案相關(guān)評判參數(shù)的控制作用進(jìn)行遞階分析,剔除明顯帶有一票否決要素的方案。然后運(yùn)用層次分析方法,對遞階分析后保留下來的方案進(jìn)行定量排序,最后選擇出最優(yōu)方案。這就是本文所要討論的遞階優(yōu)選—層次分析組合評價(jià)法的基本思路。 根據(jù)上述基本思路,文獻(xiàn)詢價(jià)采購方案的遞階優(yōu)選—層次分析應(yīng)按兩大基本步驟進(jìn)行: · 關(guān)鍵評價(jià)因素的遞階優(yōu)選。分析相關(guān)評判參數(shù)的重要性,篩選出對方案和代理商評判具有關(guān)鍵性控制(一票否決)作用的因素或要素,進(jìn)而對各方案進(jìn)行評價(jià)和優(yōu)選。在關(guān)鍵控制要素組合內(nèi)部,不同要素在不同階段的重要性也有所不同,因此需要分層次或先后順序加以考慮。 · 投標(biāo)方案的“定量排序”;谏鲜霾襟E對詢價(jià)采購相關(guān)評判參數(shù)和指標(biāo)進(jìn)行考察,應(yīng)用決策論中“層次分析法”的科學(xué)思想,科學(xué)地確定各要素的相對重要性或權(quán)重,采用相關(guān)運(yùn)算方法計(jì)算出排序值,并在此基礎(chǔ)上,分析評價(jià)各書商的投標(biāo)方案,優(yōu)選出最佳方案。 2.1 關(guān)鍵要素遞階優(yōu)選分析 縱觀文獻(xiàn)詢價(jià)采購全過程,需考慮的風(fēng)險(xiǎn)要素有3類,即競標(biāo)單位的資質(zhì)狀況、服務(wù)質(zhì)量和報(bào)價(jià)測評,每一類別中又包括若干風(fēng)險(xiǎn)子要素。其中,某些要素可以量化而具有可比性,某些要素含有不確定因素而難以量化,只能作為定性參考。 · 競標(biāo)單位資質(zhì)能力要素。競標(biāo)單位資質(zhì)能力涉及到投資風(fēng)險(xiǎn)問題,是招標(biāo)和詢價(jià)過程中應(yīng)首先考慮的因素。資質(zhì)能力包括公司注冊與權(quán)限、公司軟硬件條件、人員素質(zhì)、經(jīng)營狀況等子要素,尤其對公司注冊、權(quán)限和經(jīng)營狀況更應(yīng)高度重視,皮包公司或注冊時(shí)間短、經(jīng)營狀況差的代理商應(yīng)不予考慮。應(yīng)當(dāng)指出的是,詢價(jià)并不完全等同于招標(biāo),詢價(jià)是在需求特定、詢價(jià)單位事先選定的情況下進(jìn)行的。也就是說,公司資質(zhì)能力的優(yōu)選發(fā)生在詢價(jià)之前,詢價(jià)后的綜合評價(jià)中只考慮參標(biāo)單位資質(zhì)能力的大小,而不考慮資質(zhì)能力的優(yōu)劣。 · 報(bào)價(jià)測評要素。文獻(xiàn)詢價(jià)采購?fù)瑑x器設(shè)備和工程招標(biāo)一樣,首先關(guān)注的是參標(biāo)單位的報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)測評要素包括報(bào)價(jià)及時(shí)性,報(bào)價(jià)完整性、總報(bào)價(jià)(優(yōu)惠比率)、報(bào)價(jià)差錯率等。對于同一種文獻(xiàn),優(yōu)惠比率高的單位當(dāng)然是首選單位。顯而易見,總報(bào)價(jià)(優(yōu)惠比率)在文獻(xiàn)詢價(jià)采購中起著“一票否決”的關(guān)鍵作用。同時(shí),在同一批次的文獻(xiàn)詢價(jià)中,報(bào)價(jià)完整性也是一個重要測評指標(biāo),報(bào)價(jià)低而完整性差的代理商是不予考慮的對象。 · 服務(wù)質(zhì)量要素。該方面要素包括文獻(xiàn)訂到率、訂購回收周期、數(shù)據(jù)化信息服務(wù)能力、問題響應(yīng)性、信息反饋及時(shí)性等子要素。對于文獻(xiàn)采購人員來說。最為關(guān)注的是文獻(xiàn)訂到率,其次是訂購回收周期,都具有“一票否決”作用。在圖書館自動化與網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境不斷完善的情況下,數(shù)據(jù)化信息服務(wù)能力也越來越受到關(guān)注,評價(jià)中應(yīng)予以重視。 綜上所述,文獻(xiàn)詢價(jià)采購的關(guān)鍵主要在于競標(biāo)公司的注冊與權(quán)限、經(jīng)營狀況、總報(bào)價(jià)(優(yōu)惠比率)、報(bào)價(jià)完整性、文獻(xiàn)訂到率、訂購回收周期和數(shù)據(jù)化信息服務(wù)能力7個要素。它們之間盡管互有關(guān)聯(lián),但卻無法相互替代。某些關(guān)鍵要素在詢價(jià)前的書商選擇中具有重要作用,某些要素則在詢價(jià)后投標(biāo)方案的評價(jià)中起著重要作用,它們構(gòu)成了不同階段的遞進(jìn)優(yōu)選關(guān)鍵要素組合(見表1)。根據(jù)關(guān)鍵要素組合,可對諸多投標(biāo)方案中明顯不符合要求的方案進(jìn)行篩選剔除。 表1 文獻(xiàn)詢價(jià)采購方案優(yōu)選關(guān)鍵要素遞進(jìn)關(guān)系 附圖 注:表中“+”代表重要程度。+++表示“一票否決”,++表示相當(dāng)重要,+為重要性一般。 2.2 層次結(jié)構(gòu)模型分析 2.2.1 層次分析法的基本思想和實(shí)施步驟 層次分析法是一種實(shí)用性很強(qiáng)的多準(zhǔn)則決策方法[2],它能夠?qū)⒍ㄐ苑治雠c定量分析相結(jié)合,有效解決多層次、多目標(biāo)的系統(tǒng)優(yōu)化問題,并具有高度邏輯性、簡潔性和可靠性等特點(diǎn),現(xiàn)已被引入圖書情報(bào)界[3-4]。 運(yùn)用層次分析法解決實(shí)際問題的基本步驟為: · 分析研究對象所涉及的主要影響因素,并根據(jù)各個不同的因素屬性劃分層次,構(gòu)建遞階層次結(jié)構(gòu)模型; · 對同一層次各要素相對于上一層次中某一準(zhǔn)則的重要性進(jìn)行兩兩比較,相對重要性按1-9比例標(biāo)度進(jìn)行賦值(參見文獻(xiàn)[1]和文獻(xiàn)[2]),構(gòu)建兩兩比較判斷矩陣; · 由判斷矩陣求算不同層次要素對上一層次的相對權(quán)重向量,并進(jìn)行一致性檢驗(yàn),計(jì)算流程見圖1; 附圖 圖1 相對權(quán)重向量計(jì)算流程 · 計(jì)算各層次對于最高層次的合成權(quán)重,進(jìn)行層次總排序。 2.2.2 建立遞階層次結(jié)構(gòu)模型 基于前面對文獻(xiàn)詢價(jià)采購影響因素的分析,在本文所建立的結(jié)構(gòu)模型中,最高層為詢價(jià)采購決策目的,中間層為詢價(jià)中所涉及到的各種評判要素,最低層包括所有被評判的方案或代理書商(見圖2)。 附圖 圖2 圖書館文獻(xiàn)詢價(jià)采購方案綜合評價(jià)層次結(jié)構(gòu)模型 2.2.3 確定評判參數(shù)的相對權(quán)重 文獻(xiàn)詢價(jià)采購影響要素的相對重要性按1-9比例標(biāo)度進(jìn)行賦值(參見文獻(xiàn)[1]和文獻(xiàn)[2])。對于上一層次中的某一準(zhǔn)則,下一層次中受支配的多個子要素就構(gòu)成了若干兩兩比較判斷矩陣(見表2—表5)。 表2 準(zhǔn)則層B對于目標(biāo)層A兩兩判斷矩陣 附圖 表3 參數(shù)C[,1]-C[,4]對于準(zhǔn)則B[,1]兩兩判斷矩陣 附圖 表4 參數(shù)C[,5]~C[,9],對于準(zhǔn)則B[,2]兩兩判斷矩陣 附圖 表5 參數(shù)C[,10]~C[,13]對于準(zhǔn)則B[,3]兩兩判斷矩陣 附圖 采用特征根法解算兩兩判斷矩陣,即求得不同層次要素對上一層次的相對權(quán)重向量w(見表2—表5)。然后進(jìn)行一致性檢驗(yàn),若一致性比例CR均小于0.1,滿足判斷矩陣整體一致性的要求,則表明本文所構(gòu)建的兩兩判斷矩陣中各要素之間的邏輯關(guān)系成立,矩陣是合理的。 2.3.3 進(jìn)行詢價(jià)投標(biāo)方案的綜合排序 在求得各層元素對上一層次的相對權(quán)重向量的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步計(jì)算出它們對目標(biāo)層的合成權(quán)重(見表6)。合成權(quán)重的計(jì)算方法是,用下一層次的相對權(quán)重向量乘以上一層次的權(quán)重向量。合成權(quán)重加權(quán)和的大小是評價(jià)最低層中各投標(biāo)方案相對優(yōu)劣的最終依據(jù)。從表6可以看出,總報(bào)價(jià)(優(yōu)惠比率)、報(bào)價(jià)完整性、訂到率、訂購回收周期、報(bào)價(jià)差錯率、公司經(jīng)營狀況和數(shù)據(jù)化信息服務(wù)能力等7項(xiàng)指標(biāo)的合成權(quán)重都較高,這與前面關(guān)鍵要素遞階優(yōu)選分析的結(jié)果是一致的。 表6 文獻(xiàn)詢價(jià)采購風(fēng)險(xiǎn)要素相對于總目標(biāo)的合成權(quán)重 附圖 3 文獻(xiàn)詢價(jià)采購方案優(yōu)選實(shí)例分析 現(xiàn)以筆者所在單位2001-2002年度世界銀行貸款的外文教材、教學(xué)參考書國際詢價(jià)采購為例,分步說明本文所構(gòu)建模型與方法的應(yīng)用情況。 · 基礎(chǔ)工作。在國際詢價(jià)之前,首先通過關(guān)鍵要素遞階優(yōu)選步驟對國內(nèi)外若干圖書進(jìn)出口公司和出版商進(jìn)行資質(zhì)能力評價(jià),篩選出9家(國內(nèi)6家,國外3家)資質(zhì)較深、經(jīng)營狀況較好的公司作為本次詢價(jià)對象。在全面分析國際詢價(jià)采購風(fēng)險(xiǎn)因素的基礎(chǔ)上,向有關(guān)公司發(fā)出詢價(jià)信函,內(nèi)容包括公司資質(zhì)資料表、貨物需求表、服務(wù)質(zhì)量承諾表等。在指定的時(shí)間內(nèi),收到其中8家公司的回函。同時(shí),也就9家公司的服務(wù)質(zhì)量向國內(nèi)一些大學(xué)圖書館進(jìn)行咨詢了解。 · 關(guān)鍵要素遞階優(yōu)選。在8家公司中:一家公司報(bào)價(jià)太高。優(yōu)惠比率只有5%、予以剔除;兩家公司優(yōu)惠比率較高但報(bào)價(jià)完整性差,有17%-20%的圖書未予報(bào)價(jià),也應(yīng)剔除;一家公司優(yōu)惠比率和報(bào)價(jià)完整性尚可,但在指定時(shí)間內(nèi)不能保證完全到貨,限期訂到率和訂購回收周期不能令人滿意,故也被剔除;剩下的4家機(jī)構(gòu)進(jìn)入下一輪優(yōu)選。 · 層次分析法優(yōu)選。首先.針對前述13項(xiàng)評價(jià)參數(shù),采用評分標(biāo)度對4家公司的競標(biāo)方案逐項(xiàng)打分,打分的標(biāo)度為1、2,3、4。然后,再用每項(xiàng)評價(jià)參數(shù)的合成權(quán)重向量乘以各方案該項(xiàng)指標(biāo)的分值標(biāo)度,得出各方案該項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重。 · 定量排序。將各方案的各項(xiàng)指標(biāo)權(quán)重相加,分別得到4個方案的權(quán)重總加權(quán)和或總得分,總得分最高者就是應(yīng)選取的最佳方案。4家單位的總加權(quán)和分別為:單位1為3.0715;單位2為4.1697;單位3為1.6635;單位4為2.6891。顯然,單位2應(yīng)為我館本次圖書詢價(jià)采購中標(biāo)單位。 【參考文獻(xiàn)】 1 曹作華.論圖書館信息資源建設(shè)的綜合評價(jià).圖書情報(bào)工作,2002(5):45-49 2 王蓮芬,許樹柏.層次分析法引論.北京:中國人民大學(xué)出版社,1990 3 郭曉苗.基于層次分析法的四大查詢引擎性能評價(jià).現(xiàn)代圖書情報(bào)技術(shù).2000(5):29-32 4 李科恩,徐國華.層次分析法在信息系統(tǒng)綜合評價(jià)中的應(yīng)用.情報(bào)學(xué)報(bào),1998,17(6):431-438
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