外國檔案鑒定工作的準則

外國檔案鑒定工作的準則【【  正  文】
　　在國外，檔案鑒定工作的準則問題越來越受到人們的重視：
　　前蘇聯(lián)從1918年起直到1991年解體為止，檔案工作始終實行集中統(tǒng)一管理，檔案鑒定銷毀的決定權始終掌握在檔案管理機關。前蘇聯(lián)為檔案鑒定工作規(guī)定了四項原則：（1）歷史主義原則，即必須把每份文件都看作是一定歷史時代的產(chǎn)物，因而必須從歷史的角度進行評價；（2）黨性原則，即必須從勞動階級的利益出發(fā)來了解文件的意義，避免主觀主義；（3）全面性原則，即必須從各個不同的方面來研究和評價文件；（4）系統(tǒng)性原則，即不能孤立地對文件逆行評價。
　　美國雖然沒有規(guī)定什么統(tǒng)一的鑒定原則，但是，從其具體做法上看，也很注意分析研究文件的歷史意義，重視全局性和系統(tǒng)性的觀點。由于美國的檔案工作實行分散的檔案管理體制，每個檔案館都有自己的特點，所以，美國十分強調(diào)檔案館的接收規(guī)定，就是說他們關心的是每個檔案館究竟應當接收什么樣的文件和信息，他們要求文件的鑒定標準與接收規(guī)定必須是一致的。
　　鑒定標準是依據(jù)鑒定原則或接收規(guī)定擬定的，它是具體評價文件時所依據(jù)的一些特征。目前外國檔案部門所遵循的鑒定標準可以歸納為以下幾點：
　�。�1）文件產(chǎn)生者的職能。這一項鑒定標準在前蘇聯(lián)稱為“全宗構成者的意義”，在美國則稱為對“文件職能特點的分析”。它是職能鑒定論的主要標志。
　　進行職能分析，主要是為了確定文件的證據(jù)性價值。早在20世紀50年代，謝倫伯格就已經(jīng)指出了進行職能分析時應當注意三個要素：第一，文件產(chǎn)生機關在所屬行政機關等級體系中的位置；第二.文件產(chǎn)生機關的職能；第三，文件產(chǎn)生機關的活動。這里要把重要職能與重要活動區(qū)別開。
　　在前蘇聯(lián)，由于在全國范圍內(nèi)實行了檔案工作的集中統(tǒng)一管理，所以，對文件產(chǎn)生機關的職能分析不是針對個別機關，而是針對所有的機關、企業(yè)和團體。前蘇聯(lián)把文件產(chǎn)生機關看作國家檔案全宗的補充源，并根據(jù)這些機關職能的重要性把它們分為三大類：第一類是在蘇聯(lián)社會生活中起最重要作用的機關，這些機關要按規(guī)定向國家檔案館移交檔案文件；第二類是大多數(shù)具有相同職能和任務的機關，這些機關要有選擇地向國家檔案館移交檔案文件，避免重復；第三類是一些輔助性和服務性的機關，這些機關不向國家檔案館移交檔案文件。
　　（2）文件的內(nèi)容。文件內(nèi)容是判斷文件價值的基本標準。
　　美國檔案學者認為，對文件內(nèi)容的分析主要是為了確定文件的情報性價值。謝倫伯格曾經(jīng)指出，在進行這種分析時應當注意三個要素：
　　第一，要考察情報本身是否重要。所謂文件內(nèi)容，是指文件中記載的關于人物、事件、現(xiàn)象、事物的情報的總和。分析文件內(nèi)容時，要弄清楚這些情報是否符合以及在多大程度上符合檔案館的征集目標。這些情報所記錄的主題越接近檔案館的核心征集目標，文件的情報就越重要。
　　美國檔案學家哈姆認為，情報的重要性并不取決于文件的數(shù)量，例如，關于關鍵領域內(nèi)殘缺不全的文件也比無關的成套的文件重要。瑞典檔案學家尼爾遜則持有不同的看法，他十分強調(diào)文件的完整性，認為只有完整的文件才可以用來研究一般化的現(xiàn)象，如果一個文件全宗只包括很小一個范圍或者已經(jīng)損失了十之八九，那就應當銷毀。
　　第二，要考察情報是不是獨一無二的。所謂獨一無二性，是指該文件所含的情報是在其他已公布或未公布的文件中找不到的，該文件是孤本文件。這里應當注意，在一份獨一無二的實體文件中，信息不一定是獨一無二的。例如，一個電視臺所制作的每日電視新聞節(jié)目，盡管每一個新聞節(jié)目都是獨一無二的，但是該節(jié)目中的情報大部分都是在其它電視新聞節(jié)目中可以找到的，因而不是獨一無二的。
　　第三，要考察情報的形式如何。現(xiàn)在，情報有多種多樣的形式，有文字的、錄音的、錄像的、數(shù)據(jù)的等。由于現(xiàn)代技術很便于情報的轉移，所以，同一情報往往會有不同的版式；例如，同一情報會有電子數(shù)據(jù)文件、計算機產(chǎn)生的低質(zhì)文件和計算機產(chǎn)生的縮微膠片等形式。鑒定時，要根據(jù)耐久性、易檢索性、利用類型以及保管費用等來確定應當保存哪一種版式。
　　　　（3）文件的用途。
　　鑒定和分析文件的用途時，首先要考察文件的真實性。在外國，偽造檔案文件的事例源遠流長，司空見慣。例如，在古代羅馬，執(zhí)政官西賽羅曾經(jīng)指責檔案館是偽造文件的作坊。天主教會曾經(jīng)在公元8世紀偽造《君士坦丁贈賜》，據(jù)以索取世俗統(tǒng)治權，直到1440年才被揭穿，第二次世界大戰(zhàn)結束后，德國《畫刊》雜志偽造的《希持勒日記》曾經(jīng)蒙騙過許多人。鑒定時如果讓那些真實性值得懷疑的文件蒙混過關，后果將會是十分嚴重的。
　　瑞典檔案學家尼爾遜把文件的真實性稱為文件的可靠性，并把它列為他所設計的五項鑒定標準的首位（另外四項鑒定標準是完整性、可比性、密集性和保管費用），是有一定道理的。
　　除真實性外，鑒定者還必須考察文件的可理解性。因為有些亂涂、亂寫、速記草稿之類的材料，盡管是真實的，除了形成者本人之外，其他人全都無法理解，有等于無，沒有什么價值可言。
　　法律限制和行政限制會禁止人們利用文件，實體障礙和智能障礙會妨礙人們利用文件。法律限制和行政限制有一些是合理的，應當遵守，有一些則是不合理的，應當通過協(xié)商或談判，爭取有關當局修改或取消。實體障礙和智能障礙是多種多樣的。例如，結構不明或混亂無序，因缺乏索引等檢索工具而無法查找，因需使用過時的技術而無法辨認，電子文件由于缺少必要的軟件和程序文獻而無法閱讀等，這些障礙都是鑒定時必須加以考慮的。
　�。�4）文件的獨特性。進行文件獨特性分析，是為了確定文件的內(nèi)在價值。
　　在美國，《獨立宣言》以及1863年美國總統(tǒng)林肯提出“民治、民有、民享”這一名言的葛底斯堡演說等，就是具有最大內(nèi)在價值因而也最具獨特性的文件。
　�。�5）特種文件的技術性能。特種文件是指影片、照片、錄音和電子文件等。這些文件存在著一系列不同于紙質(zhì)文字文件的技術問題，鑒定時必須加以注意。就目前來看，主要的技術問題有三個：第一個技術問題是現(xiàn)行文件的物理穩(wěn)定性，這就是說，在鑒定時要考察現(xiàn)行文件載體的質(zhì)量和狀況，分析和研究該載體在不進行額外保管處理的情況下能否長期保存（比如說保存100年或更長的時期）而不發(fā)生大的變化。第二個技術問題是文件信息從一種載體轉移到另一種載體的可能性。第三個技術問題是技術的陳舊對文件的影響。
　�。�6）文件效益與費用的比較。
　　在西方，檔案事業(yè)大都是分散管理的。每個檔案館的預算都很有限，它只能在其預算許可的范圍內(nèi)來鑒定和接收檔案文件。因此，檔案館因經(jīng)費不是而拒絕接收檔案的現(xiàn)象是可以理解的。正像G.哈姆所說的那樣：“檔案工作都最終必須接受這樣的事實——有些文件無論多么有價值和多么可以接收，可能僅僅因為過于昂貴而無法保留下來”。面對這樣的情景，檔案工作者除了望檔興嘆外還能有什么辦法呢？
　　鑒定者按照鑒定標準對檔案文件進行綜合的分析評價后，就可以把所作的鑒定決定寫成書面材料報請有關當局批準，并根據(jù)批示把檔案文件交檔案館長期保存或者加以銷毀。一般地說，經(jīng)過鑒定永久保存的文件似乎已經(jīng)定了終身命運，直到1980年為止，人們對此并沒有提出疑問。可是，自1980年以來，人們逐漸認識到，重新評價過去的鑒定決定是必要的，因為以往的許多鑒定決定并不是全都符合目前的鑒定標準的，有一些甚至按過去的鑒定標準也有掌握過松的問題。
　　按照目前的鑒定標準對館藏進行再鑒定，也叫回溯性鑒定，可以銷毀那些已經(jīng)證明不再有什么價值的文件，從而可以優(yōu)化館藏。不過，再鑒定時應當注意，對于那些毫無疑問已經(jīng)經(jīng)受了永久保存檢驗的檔案文件，不應考慮節(jié)約費用的問題。
　　字庫未存字注釋：
　�。愧僭�字為左礻右吳
【參考文獻】
　�、賔.Gerald  Ham  Selecting  and  Appeaising-Archives  and  Manuscripts，Chicago  1993，P.60.

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