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影響檔案價值鑒定的主觀方面因素探討
影響檔案價值鑒定的主觀方面因素探討 【內(nèi)容提要】本文對影響檔案價值鑒定的主觀因素,包括“對鑒定地位的認可不足”、“‘館藏豐富’與‘收藏優(yōu)化’的兩難選擇”、“對于檔案‘精華說’、‘財富說’、銷毀‘風險說’與檔案管理‘效率觀’的理解”、“缺乏現(xiàn)有聯(lián)系支持”以及“理論研究的脫節(jié)”等,作了闡述。 【摘 要 題】檔案鑒定 【關(guān) 鍵 詞】檔案價值鑒定/主觀因素/影響探討 【 正 文】 從特征上考察,檔案價值鑒定就是一項深受主觀因素影響的、以價值評價為核心的鑒別工作。因而,分析我國影響檔案價值鑒定工作本身有效開展的因素,首先應(yīng)該從主觀因素分析著手,就顯得非常自然了。主觀因素的影響是無形的,然而它的影響結(jié)果卻是實在的、可以顯示的。在主觀方面對于檔案價值鑒定起障礙性影響的因素也是多方面的。 一、對于鑒定地位的認可不足 歐美國家檔案管理的核心,以20世紀50年代為界,有一個變遷的過程。在此前,來源原則指導(dǎo)下的檔案整理是檔案管理的重點與核心。而此后,檔案價值鑒定逐漸代替了檔案整理,占據(jù)了核心地位,與此同時,檔案學研究也逐漸把重心放在檔案價值鑒定,以及有關(guān)的檔案優(yōu)化問題研究上了。如原美國史密森研究院檔案館館長威廉·莫斯1992年來華,在中國人民大學檔案學院講演時就曾指出,鑒定是檔案工作整個系統(tǒng)中第一個關(guān)鍵性決定,是隨后所有決定得以產(chǎn)生的基礎(chǔ),因而是檔案工作的首要職能,鑒定的重要性居第一。(注:陳兆:《必須狠抓檔案保存價值的鑒定工作》,《蘭臺世界》1999年第2期。)這種工作重點轉(zhuǎn)移,是檔案理論與實踐的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移,也是檔案工作本身發(fā)展的客觀需要。 相對于歐美國家這種觀念的變化,以及對檔案管理核心地位的重新認定,我國檔案界在這一方面的反映,有著相當?shù)臏笮浴?br> 在我國,以往的檔案管理學教材中,鑒定環(huán)節(jié)跟其他環(huán)節(jié)一樣,被割裂了流程性、連續(xù)性,而跟其他相對獨立的工作環(huán)節(jié)一起,被視為檔案工作的八個環(huán)節(jié)之一。只是到了鄧紹興、陳智為主編的《檔案管理學》中,將“檔案價值的鑒定”挪到了第一章,而且在教材的“導(dǎo)論”中,強調(diào)了鑒定環(huán)節(jié)的重要性,指出:“這項工作存在于文書立卷、收集、整理和保管等環(huán)節(jié)之中,是檔案管理中最具決定性意義(決定檔案存毀)且難度最大的工作。”(注:鄧紹興、陳智為主編:《檔案管理學》(第2版),中國人民大學出版社1999年版。)另外,也有人指出:“鑒定工作不僅決定了檔案的起點和終點,而且存在于檔案業(yè)務(wù)的其他環(huán)節(jié)之中!保ㄗⅲ焊鸷捎⒕幹骸稒n案鑒定理論與方法》,中國檔案出版社2002年版,第154頁。)這種變動是一種理論進步,也體現(xiàn)出認識上的進步。 但是,總體相比于歐美國家從20世紀50年代以來就運用的文件管理、文件中心、文件生命周期等有關(guān)精簡文件的概念與方法,以及謝倫伯格雙重價值鑒定理論、漢斯·布姆斯的社會分析與職能鑒定論、加拿大國家檔案館的“新宏觀接收戰(zhàn)略”等檔案價值鑒定理論與檔案優(yōu)化措施,我們的認識與研究顯然是比較滯后的。 二、“館藏豐富”與“館藏優(yōu)化”的兩難選擇 。ㄒ唬╆P(guān)于“豐富館藏”。 在20世紀80年代中期以前,我國檔案部門關(guān)于館藏建設(shè)的聲音,幾乎只有一個聲音、一個口號,那就是——“豐富館藏”。我國以“豐富館藏”為原則指導(dǎo)檔案館藏建設(shè)是有其深刻的客觀原因的。其一是我國的館藏總量少,與我國作為一個歷史悠久的文明古國的地位十分不相稱。其二是檔案館新建庫房有一定的空余度。我國的檔案館庫房建設(shè)有兩個階段:60年代各級檔案館建立之初,檔案數(shù)量少,庫房相對空閑。90年代,檔案館興起第二個擴建高潮,許多檔案館紛紛建立起新館,如上海市檔案館、北京市檔案館、江蘇省檔案館、浙江省檔案館等,都另建新館,大量地(市)、縣(區(qū))級檔案館也舊貌換新顏,大大擴展了庫房。舊館加新館,檔案庫房也相對空余。因而,庫房的相對空閑,給檔案部門一些同志帶來一定的影響,對于鑒定的認識不足,主張慎行存毀鑒定,這種情緒近年來還有表現(xiàn)。 因而,豐富館藏的影響,在我國說不上根深蒂固,但甚至是一個短時期難以揮去的檔案情結(jié)。 。ǘ﹥(yōu)化館藏在我國的艱難操作。 20世紀80年代后期,我國檔案界把優(yōu)化館藏作為檔案館室建設(shè)的指導(dǎo)思想。這是一個重大的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移。然而,跟國外的檔案優(yōu)化政策相比,我國的這一戰(zhàn)略實施存在著諸多困難。 首先,從時間觀念上看,我國的優(yōu)化思想,整整落后于國外30年,優(yōu)化觀念意識是需要時間建立和培養(yǎng)的,因而,這一點我國尚有待時日。對于現(xiàn)在館藏進行檔案優(yōu)化的直接方法是加快銷毀鑒定。顯然,這與我國檔案部門長期以來的“重于收藏輕于鑒定”,尤其是輕于存毀鑒定的習慣不符。 其次,對于優(yōu)化,我國沒有相應(yīng)的方法與標準。檔案優(yōu)化,在國際檔案界研究由來已久,為此也形成了一些有效的方法與標準。如比例鑒定法、選樣保存法、限制檔案移交機關(guān)和控制進館文件范圍等方法,普遍運用在歐美國家的文件與檔案鑒定實踐,而且取得了相當大的效益,積累了許多經(jīng)驗,制定了行之有效的程序。這些方法與標準,尤其是量化的方法與標準,在我國尚在探索之中。 第三,我國缺乏相應(yīng)的文件管理機制。文件管理機制,如果用一句話來概括,那就是文件的精簡機制,文件管理的效率機制。而這種精簡、這種效率,就是通過及時、有效的鑒定措施實現(xiàn)的。 跟歐美國家相比,我們在文件管理問題上,顯然存在著以下不足:一是文件管理觀念不強。長期以來,我國檔案界只論文書工作,檔案學研究與教育中,也只有文書學。顯然,文書工作與文書學,與文件管理與文件管理理論,兩者之間有著目的性上的差異。我國文書工作和文書學,關(guān)注的是文件擬寫、運轉(zhuǎn)、辦理、積累、立卷與歸檔。研究重點是如何正確運用文種、擬寫文件、遵循行文規(guī)則,而文件的立卷、歸檔視作為介于文書工作與檔案管理之間的共同環(huán)節(jié)。因而,文書工作和文書學并不特別注重研究如何通過鑒定、處置,達到精簡文件目的的問題。 二是文件生命周期理論尚不能深入人心。文件生命周期理論在國外檔案學家眼中,具有標志“現(xiàn)代檔案學成熟的里程碑”(注:(阿根廷)曼努埃爾·巴斯克斯:《文件生命周期研究》,科爾多瓦大學1987年出版。)意義。從20世紀80年代開始,陳兆@①開始把這一理論介紹到我國檔案界,其后有不少學者對其加以進一步研究。然而,從文件生命周期理論在我國研究的情況看,雖然有許多研究者表示贊同,但它遠不是一種被檔案界普遍接受的理論,認為無意義的有之,認為我國已有相同理論的有之?傊,文件生命周期理論,在我國成了一種頗有爭議的理論,自然就談不上對實際的指導(dǎo)作用了。 三是文件中心尚在成長之中。進行文件管理的主體是文件中心,歐美國家普遍建立了文件中心,以承擔文件的中間性、過渡性保管。而我國對于文件中心歷經(jīng)長時間卻未得普遍認可。從我國第一個文件中心——甘肅省永靖縣文件中心1988年建立以來,相當時間內(nèi)出不了第二家,而且檔案界還不斷有建立文件中心的質(zhì)疑之聲,一直到2000年印發(fā)的《全國檔案事業(yè)“十五”計劃》,提出在條件成熟的地方,推廣建立文件中心,才把關(guān)于是否需要建立文件中心的爭議劃上句號。但總體看來,我國要普及文件中心,還有待時日。 當然,應(yīng)該指出的是,文件中心中對于文件的管理,還需要采取相應(yīng)的標準、方法和程序,否則檔案室和檔案館出現(xiàn)的問題,也將會蔓延到文件中心。 三、幾種觀念——對于檔案“精華說”、“財富說”、銷毀“風險說”與檔案管理“效率觀”的理解 (一)關(guān)于“精華說”、“財富說”。 對于檔案價值鑒定,尤其是存毀鑒定缺乏足夠的認識,也出于“精華說”、“財富說”的影響。 我國檔案學有關(guān)教材中,一直灌輸有這種觀念,對日后實際工作和科學研究具有查考利用價值的文件,才能成為檔案,因而,從這個意義上說,“檔案是文件的精華”。有人指出這種整體認識存在缺陷,(注:姜之茂:《關(guān)于檔案價值鑒定的理論與實踐(四)——制約因素分析》,《檔案學通訊》2001年第4期。)我們長期以來注重檔案的安全保管,是這種“精華說”、“財富說”影響的結(jié)果。正確的觀念應(yīng)該是:有些文件是精華,而有些文件則不是。為此我們就會研究何種文件有永久保存價值,何種文件只有一定價值。 (二)關(guān)于檔案價值鑒定的“風險性”。 躲避風險,是人之常情;但人有時甘冒風險,因為在承受風險之后,具有獲得利益的可能。而檔案價值鑒定,跟其他風險中獲取利益的行動相比,行動者不存在可回報的利益和報酬。 檔案價值鑒定的風險存在兩個方面:一是出差錯;二是工作難度大。怕出差錯,是檔案價值鑒定過程中時候令人緊張的因素,因而造成了求穩(wěn)的心理。正如王傳宇指出的,在鑒定中,檔案人員“首先是怕錯”,因為“同其它各項檔案業(yè)務(wù)工作不同,檔案價值鑒定涉及檔案存毀,關(guān)系檔案‘命運’。擠在庫房里,困難再大,問題再突出,東西還在;但是一旦鑒定錯了,處置失誤,則不可挽回,責任重大;這不僅是具體檔案人員的心態(tài),甚至也在一定程度上是某些檔案行政管理部門的心態(tài)。這種求穩(wěn)怕錯的思想,影響了檔案價值鑒定工作的開展,特別是經(jīng)過20世紀50年代的所謂‘戰(zhàn)備鑒定’和‘文革’中的錯銷檔案,使人們難消余悸。”(注:王傳宇:《關(guān)于檔案價值鑒定的理論與實踐(一)——問題與形勢》,《檔案學通訊》2001年第1期。)工作難度大,造成檔案館、室工作人員有畏難情緒,“檔案價值的潛在性,檔案價值鑒定的預(yù)測性,以及鑒定結(jié)果一定程度上的不確定性,增加了人們對于檔案價值鑒定工作的畏難心理!保ㄗⅲ和鮽饔睿骸蛾P(guān)于檔案價值鑒定的理論與實踐(一)——問題與形勢》,《檔案學通訊》2001年第1期。) 所以,從這個意義上說,檔案價值鑒定是一個鑒定部門不具有任何利益的冒險行為。由此,造成了以下問題:“第一,國家檔案行政管理部門難下大的決心,把檔案價值鑒定工作作為一個大的工程,作為影響檔案工作發(fā)展的重要問題或‘瓶頸’問題,統(tǒng)籌規(guī)劃,全面動手,從理論和實踐的結(jié)合上予以有效地解決。長時期以來,這個決心很難下,即使看到了問題,有了決心,但決心還不夠大。第二,具體的檔案館、室,難下決心,基本上是等待,觀望,不敢動手或不愿動手;第三,在具體的鑒定工作中存在一個普遍的現(xiàn)象,即‘鑒定難,銷毀更難’。相當一些基層企業(yè)、事業(yè)單位在20世紀60年代,20世紀70年代曾進行過檔案價值鑒定工作,特別是科技檔案價值鑒定工作,但是,經(jīng)過鑒定確定銷毀處理的無價值檔案或過期檔案,大多是采取封存起來‘緩期執(zhí)行”的辦法,而這個‘緩期’常常變成了‘無期’,即無限期封存,不敢銷毀!保8) (三)關(guān)于檔案管理效率。 應(yīng)該說檔案管理中的效率本身的確難以表現(xiàn)。首先檔案部門(尤其是檔案館)一直強調(diào)社會效益是第一位,經(jīng)濟效益是第二位,經(jīng)濟效益要服務(wù)社會效益,經(jīng)濟效益可以是量化的,但社會效益是無形的,不能以量比形式表現(xiàn)的。其次,檔案部門的效率取決于所收藏檔案文件的質(zhì)量、類型、成分和管理水平,第一個檔案館、室有特定的文件來源,由此也具有特定的文件信息資源,這些因素顯然不是完全決定于檔案部門本身。基于上述兩個原因,表現(xiàn)檔案部門的管理效率比較困難。 但我國檔案界早已有人指出我國的檔案管理缺乏效率觀念,這是一個客觀存在的事實。造成檔案管理效率不高的原因有二:一是檔案質(zhì)量不高,致使檔案管理的大量勞動做的是一種“無用功”;二是機關(guān)單位廣泛設(shè)置了面廣點多的檔案室,沒有達到管理法則中的規(guī)模效應(yīng)。這兩點正是與鑒定密切相關(guān)的問題,可見檔案價值鑒定跟管理效率之間有著內(nèi)在關(guān)系。 四、缺乏現(xiàn)有政策支持 。ㄒ唬┤狈﹁b定標準系統(tǒng)。 盡管我國有關(guān)檔案價值鑒定的標準類型諸多。但相對于多種類型檔案價值的多種鑒定,顯然不夠系統(tǒng)。歸檔鑒定、進館鑒定、等級鑒定、開放鑒定、存毀鑒定中,相對來說歸檔鑒定的標準制定,歷史較長,也歷經(jīng)多次修改。而其他類型的鑒定,標準一直比較模糊。 另外,即使在歸檔鑒定標準中,我國長期以來也偏重于文書檔案、會計檔案等。而對于機關(guān)單位的常見科技文件價值的鑒定,如設(shè)備文件、基建文件、產(chǎn)品文件、科研文件,有存在于專業(yè)系統(tǒng)的檔案保管期限表中,也有的根本就沒有專項規(guī)定。因而,同一機關(guān)單位鑒定文件價值,可能要根據(jù)不同來源的檔案保管期限表,顯然給機關(guān)單位歸檔鑒定增加了難度。 由此可見,目前正處于征求意見稿的《歸檔文件與檔案鑒定指南》是一種完善鑒定標準系統(tǒng)化的工作。 。ǘ┎僮鳂藴蔬^粗。 目前我國有關(guān)鑒定操作標準,尤其是文書檔案保管期限表的粗線條是公認的:條款內(nèi)容過于簡練、條款太少、保管期限檔次較粗、用語抽象含糊、偏重宏觀而忽視微觀等等。這直接造成了實際部門鑒定文件與檔案價值的粗線條,因而,從這個意義上說,一味責難實際部門的操作失當是不公平的,這應(yīng)該是政策支持不力的原因。 (三)曾經(jīng)有過“銷毀檔案就是銷毀編制”的規(guī)定。 在1985年2月人事部、國家檔案局頒布《地方各級檔案館人員編制標準》(試行)的通知中,提出了一個與檔案數(shù)量密切有關(guān)的“檔案館人員編制標準”,其中規(guī)定:“館藏超過一萬卷不足三十萬卷的,其超過部分每五千卷增配一人;超過三十萬卷的,其超過部分每七千卷增配一人!边@種規(guī)定的影響是非,F(xiàn)實的,給檔案局(館)領(lǐng)導(dǎo)直接的警示就是:誰銷毀檔案,誰就是在銷毀編制。 五、理論研究的脫節(jié) 我國檔案價值鑒定理論研究對于實踐的指導(dǎo)不力,這在不少論者的研究分析中已經(jīng)指出,如王傳宇和姜之茂,都在自己的文章中,把這種因素列入影響我國檔案價值鑒定工作的障礙性因素之一。應(yīng)該說,這是對理論界的提醒,我們應(yīng)該為此而反思。 筆者以為,我國鑒定理論研究不力,其表現(xiàn)可以概括如下: (一)重點性研究開展不夠。 檔案價值鑒定在建國后很長時間內(nèi),沒有成為理論研究與工作探討的重點。王傳宇對《檔案學通訊》和《檔案學研究》這兩種檔案學的權(quán)威性期刊作過有關(guān)分析!稒n案學通訊》自創(chuàng)刊以來,1980年至1992年13年間,每年一般只有一篇到兩篇,有的年份,如1990年、1992年,一篇也沒有!稒n案學研究》自1987年創(chuàng)刊以來,80年代末到90年代初期,每年僅有一篇或兩篇關(guān)于檔案價值鑒定方面的文章發(fā)表,其中1991、1992兩年都是零。這兩種刊物都是在1993年以后,有關(guān)鑒定文章多了起來。 《中國檔案》(前身為《材料工作通訊》和《檔案工作》),作為最早創(chuàng)刊的、國家檔案局工作指導(dǎo)性期刊,自1951年以來,所刊發(fā)的有關(guān)檔案鑒定的文章(包括頒布有關(guān)法規(guī)性文件、工作探討和學術(shù)研究),筆者作了一個初步統(tǒng)計,具體分布情況如下:1951~1960年,共16篇。其中,1951~1955年,為0篇,1956年和1957年分別為7篇和6篇,這兩年頭恰好是兩個期限表頒布之年。1960~1965年,5年間共42篇,這是一個研究檔案價值鑒定的高潮,說明檔案工作穩(wěn)定發(fā)展到一定階段,檔案價值鑒定問題就突出了,從這個意義上說,館藏下合理、檔案質(zhì)量低是一種“富貴病”,而檔案價值鑒定則是解決檔案部門“富貴病”的手段。這5年間尤以1965年為多,共有21篇相關(guān)文章或報道。1979~1992年,14年共29篇,平均一年2篇,從篇幅比例來看,又回到了50年代的水平,可見,“文革”不正常時代對于檔案工作的影響。同樣,到1993年以后,相關(guān)文章又逐漸增加了。 因而,從這3種期刊的文章刊發(fā)情況看,1993年以后研究增加,掀起新的高潮,這明顯跟四川省檔案部門1992~1993年開展的“消腫”和檔案保管期限表的大討論有關(guān)。但跟國外檔案界研究檔案價值鑒定的情況看,顯得十分滯后。國外在這段時間內(nèi),從美國謝倫伯格雙重價值鑒定模式,到德國布姆斯的“社會分析與職能鑒定論”,再到加拿大國家檔案館的“新宏觀接收戰(zhàn)略”模式,經(jīng)過了多種檔案價值鑒定理論模式的演變。 我國20世紀90年代以后才注重檔案價值鑒定研究,除時間上顯得較為遲緩以外,還明顯受到電子文件研究的影響。事實上,從90年代后半期,電子文件的研究迅速占據(jù)了檔案學理論研究的重點地位,又將鑒定問題擠到比較次要的研究位置上。我國檔案工作每個時期都有研究與探討重點,從文書立卷歸檔、檔案整理、到檔案法,重心迭代,但轉(zhuǎn)入檔案優(yōu)化與鑒定不久,重點地位即被電子文件研究、數(shù)學檔案館、檔案信息化問題所代替。 因而,如此看來,檔案價值鑒定研究“命運多蹇”,注定是棵“苦菜花”。 。ǘ﹦(wù)虛過多,針對性不強。 90年代以來,我們各級各類期刊,發(fā)表了數(shù)以百計有關(guān)檔案價值鑒定的文章,而且共有一本專著、兩本編著和一本論文集出版,它們分別是張斌的專著《檔案價值論》、陳忠海編著的《檔案鑒定理論與實踐》、葛荷英編著的《檔案鑒定理論與方法》,總參辦公廳檔案局編的《檔案鑒定理論與實踐》。 總括起來,應(yīng)該說研究成果洋洋灑灑,頗為全面。但是對于近年來研究成果作一分析,可以將這些研究分幾類: 首先是系統(tǒng)性與針對性皆具者,除以上所提到的專著、編著外,還有以王傳宇牽頭的國家社科基金項目研究組所發(fā)表的成果,載于2001年第1~6期和2002年第1~2期《檔案學通訊》、鄧紹興對于檔案保管期限表與民國檔案鑒定的研究。 其次是針對性強的研究,包括具有一開先河意義的四川省檔案局在90年代初的討論;比如中國人民大學檔案學院的和寶榮、陳兆@①、陳智為等人在該領(lǐng)域的研究;比如青年研究者如李華等、實際工作部門研究者如姜之茂、嚴永官、柳瑛等人的文章。這類研究成果數(shù)量雖然不多,但他們或以其深厚的理論功底,或以豐富的實踐經(jīng)驗,使其所著文章往往具有振聾發(fā)聵、令人深省的作用。 惜乎以上兩類研究成果,在總體研究中,數(shù)量上占少數(shù)。依筆者親身感受為例,筆者為了完成有關(guān)鑒定的國家社科基金研究課題,幾乎把我國主要刊物的有關(guān)文章都檢索并加以閱讀,但強烈感受到多數(shù)文章,或研究深度不夠,或研究面失之狹窄,或研究理論性不強。這可以從文章標題上可見一斑,有些文章在90年代還“淺談……”、“淺議……”、“……初探”、“也談……”,在說明一些常識性問題。故而看上去鑒定研究的文章不時見諸發(fā)表,但真正有論新問題者、提新觀點者則不多。不客氣地說,這呈現(xiàn)出一種理論上的虛假繁榮,也是一種學術(shù)研究風氣過于務(wù)虛的問題,值得我們檔案理論界反省。 綜上所述,要解決鑒定中存在的問題,可能首先要解決鑒定主體的觀念、政策制定與理論研究方面的問題,以政策、理念的力量推動其他方面的變革。 字庫未存字注釋: @①原字為左礻右吳
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